ONBOARDING, LA IMPORTANCIA DE GENERAR UN EFECTO “WOW” EN
EL NUEVO EMPLEADO
En 1997, McKinsey & Company acuñó la expresión “guerra por el talento”, un concepto que expresaba
el “poder” que tenía el empleado a la hora de elegir la empresa en la que quería trabajar. En España,
esta expresión alcanzó su máximo auge entre los años 2005 y 2008, cuando la tasa de paro rozaba el 8%
y marcaba mínimos históricos. Una década después, el mayor dinamismo de la economía española, la
complejidad e incertidumbre en el mundo de los negocios y la aparición de nuevos empleos relacionados
con la tecnología provocan que la llamada “guerra por el talento” vuelva a cobrar fuerza.
El onboarding o proceso de acogida son todas aquellas iniciativas que las compañías
ponen en marcha para garantizar una adecuada integración de los recién llegados en
la organización. Tal y como afirma Salvador
Ibáñez, country manager de Top Employers Institute en España, “los objetivos son
facilitar que el nuevo empleado se sienta cómodo en su aterrizaje en la compañía y garantizar que adquiera las habilidades necesarias para su puesto de trabajo, pero sobre
todo que se integre adecuadamente en la
cultura de la organización”. Así pues, “es
más que una simple bienvenida, que el
evento de un día, más que preparar un contrato, un ordenador, darle regalos de empresa o asignarle cursos obligatorios. El proceso de onboarding consiste en hacer que el
nuevo empleado que incorporamos en el
equipo, se integre de manera eficaz en la
organización y gane rápidamente agilidad,
productividad y autonomía. No se trata de
conseguir que tenga un buen primer día de
trabajo, sino de ocuparse de que sienta que
su decisión de unirse a la compañía ha sido
acertada”, explica Ana Morcuende, profesora del Master Universitario de RRHH en
Icade Business School y directora de
RRHH y Comunicación Corporativa en IPG
Mediabrands.
Y es que el grado y la sensación de acierto
que tenga el nuevo empleado sobre su
elección repercutirá en una mayor fidelización. “El proceso de onboarding es fundamental porque la primera impresión de los
nuevos empleados tiene una gran influencia
en lo que piensan sobre su nuevo empleador a largo plazo. La permanencia en un empleo depende en gran parte de esa acogida”,
comenta Salvador Ibáñez, de Top Employers
Institute. Muestra de ello es que, según
apunta un estudio de People Fluent Research, el 25% de los abandonos suceden
en los primeros 45 días y el 70% de los recién llegados toman la decisión de quedarse
o marcharse en los seis primeros meses, tal
y como pone de manifiesto un informe de
HCI. Por su parte, Aberdeen Group ha constatado que un proceso formalizado de onboarding incrementa en un 69% la probabilidad de que el nuevo empleado se quede al
menos tres años en la organización.
Pero más allá de la fidelización del nuevo
empleado, llevar a cabo un buen onboarding también se traduce en una reducción
de costes. Tal y como recuerda Almudena
Cañibano, profesora de Recursos Humanos de ESCP Europe, una buena acogida
permite “optimizar costes puesto que los
empleados son productivos lo más rápido
posible y reduce costes de selección porque está demostrado que los procesos de
onboarding están inversamente relacionados con la intención de marcharse”. Es por
ello que para Ana Morcuende, de Icade Business School, este proceso se debe iniciar
mucho antes de lo que comúnmente se
piensa. “Arranca en la fase final del proceso
de selección, cuando hemos decidido que
esa persona es la candidata perfecta y nos
acepta la oferta. Ahí es cuando Recursos
Humanos y el manager de ese nuevo empleado empiezan a trazar el mapa por el
que el nuevo compañero se moverá en sus
siguientes tres meses, quiénes serán sus
compañeros de viaje y qué se espera de él
o ella al final de ese camino”
Cinco tendencias actuales
El proceso de onboarding ha dejado de ser un evento aislado de un máximo de 2 o 3 días tras la incorporación del nuevo empleado para pasar a
convertirse en un proceso que comienza incluso antes de la contratación, durante el proceso de atracción del talento, y que se alarga hasta
doce meses tras la incorporación a la organización.
El proceso formal de onboarding es un programa multidimensional
que cubre tres áreas: el contexto del negocio, la integración en la cultura
y aspectos concretos de la posición. En definitiva, quiénes somos, cómo
lo hacemos y qué se espera de nosotros.
Hay una implicación más activa de los ejecutivos senior. La dirección
ejecutiva de la empresa tiene un papel clave en inspirar a los nuevos
empleados desde el primer momento y ayudarles a entender el propósito global de la organización.
El onboarding vive una transformación digital. La tecnología está asumiendo una función central en el desarrollo y la medición del onboarding, y provee de datos para un mejor seguimiento de las mejoras en el
proceso. Con la incorporación de la tecnología al proceso de onboarding,
se pueden identificar necesidades de formación, crear un plan de aprendizaje y poner en marcha módulos específicos de elearning, además de
ayudar a los empleados a conectarse, comprometerse y compartir.
El uso de los analytics y el big data en el onboarding es también una
clara tendencia. Los analytics son cada vez más utilizados para medir el
impacto y la efectividad del proceso. Las empresas los utilizan para evaluar la primera impresión de los empleados o su experiencia con todo
este proceso y para el análisis predictivo.
Los errores más comunes
Aunque el onboarding depende del tipo de
perfil que se incorpora y del tipo de empresa, la profesora de Recursos Humanos
de ESCP Europe, Almudena Cañibano, advierte de posibles errores que pueden limitar la eficacia de los procesos. Uno de
ellos es “poner el foco en temas administrativos u operativos, puesto que lo que
un profesional necesita para ser productivo lo más rápidamente posible está relacionado con los retos culturales y las relaciones informales que se producen en el
seno de la organización”. Además, Cañibano advierte de que este proceso no puede
recaer únicamente en los departamentos
de Recursos Humanos puesto que “el rol
del líder del equipo y del propio equipo es
mucho más importante que el de Recursos Humanos”.
Por su parte, la profesora Icade Business
School, Ana Morcuende, añade la necesidad
de que estos procesos se hagan a medida.
“En internet se pueden encontrar decenas
de plantillas con listados de tareas para que
no se olvide ningún paso. En mi opinión, estas listas son muy útiles, aunque cada empresa o incluso equipo deberían elaborar
El 25% de los abandonos
suceden en los primeros
45 días
las suyas propias adecuándolas, primero, al
nivel de responsabilidad del nuevo incorporado y, segundo, a las competencias de mejora que hemos identificado en su perfil personal en el proceso de selección”.
No obstante, aunque los procesos de acogida cada vez están más generalizados en
las empresas españolas no todos logran el
efecto deseado. Según un estudio sobre los
procesos de onboarding llevado a cabo por
Headway Executive Search, en España, el
75% de los profesionales no tiene un buen
recuerdo de su fase de aterrizaje en la empresa. Además, el 67% de los encuestados
afirma que la información facilitada por la
empresa durante el proceso de selección
no se ajustó a la realidad, bien porque la
empresa camufló puntos débiles importantes (53%) o bien porque se encontró con un
panorama corporativo que nada tenía que
ver (14%).
Nuevas prácticas exitosas
Entre las técnicas que garantizan el éxito de
un proceso de onboarding, Ana Morcuende
apuesta por pasar de un evento a un proceso. “Sugiero aplicar la técnica de 30-60-90,
asignando tareas para completar durante el
primer mes, para el segundo y para el tercero, tanto para el manager, miembros de su
mismo equipo, como para Recursos Humanos”. Además, la profesora deIcade Business School destaca la importancia de la
asignación de un buddy. Es decir, “un compañero del equipo, o incluso de otra área,
que le ayude en sus primeros días, procesos
mecánicos, dudas más operativas y, sobre
todo, que le presente a gente más informalmente”. En la misma línea, la profesora de
ESCP Europe destaca la importancia del
acompañamiento o mirror in managers para
niveles directivos. “Se trata de que el proceso de onboarding incluya ir acompañando
durante una o dos semanas a una persona
que desempeñe un puesto similar o equivalente, de forma que la persona que se incorpora pueda conocer cómo se hacen las cosas y se toman las decisiones de una forma
más informal”, explica Almudena Cañibano.
Además, la experta destaca como tendencia
que, cada vez más, las compañías están invirtiendo en programas de graduados dirigidos a directivos potenciales. “Estos programas, en los que los nuevos incorporados se
pasan dos años rotando por la empresa, no
son más que un larguísimo onboarding de
preparación directiva”.
Digitalizar lo operativo y humanizar lo
importante
De la misma forma que ocurre en la función de gestión de personas, una de las
tendencias al alza en los procesos de onboarding es la digitalización. No obstante,
ello tiene el riesgo de que la digitalización
se limite únicamente a colgar los documentos en la intranet corporativa o en el portal
del empleado. Por ello, Ana Morcuende
aconseja “compaginar cuestionarios online
sobre el seguimiento del proceso en aspectos más tácticos con reuniones presenciales con los líderes del negocio para compartir primeras impresiones y propuestas
de mejora. Una reunión a los 100 días entre el nuevo empleado y el líder del área o
unidad de negocio sirve para, además de
acercar la alta dirección a los problemas
del día a día del equipo, facilitar una visión
más fresca y objetiva sobre cómo solucionar algunas situaciones que en nuestras
rutinas nos cuesta ver”.
Y en el ámbito de la acogida online de los
nuevos empleados, otra de las tendencias
destacadas es la aplicación de la gamificación. Según Jaume Juan, CEO de Compettia, empresa desarrolladora de juegos
competitivos para mejorar el conocimiento
de los empleados, “actualmente las soluciones gamificadas representan una de las mejores opciones para conseguir un onboarding exitoso”. En este sentido, el experto
destaca que aplicando técnicas de gamificación, como subir de nivel cada vez que la
nueva incorporación completa una tarea a
realizar o diseñar competiciones y misiones
para abordar temas difíciles como los relacionados con la seguridad o el compliance,
son técnicas que motivan al nuevo empleado y facilitan su socialización. “Un ejemplo
de la gamificación aplicada al onboarding lo
podemos ver con Atrivity, donde hemos desarrollado algoritmos únicos con distintas
modalidades, las cuales se adaptan a distintos procesos y presentan grandes beneficios tanto para los nuevos incorporados,
dando una experiencia dinámica en un periodo crítico en donde se está construyendo
sus primeras impresiones, como para la
empresa, ahorrando tiempo al automatizar
procesos de inducción, ganando una imagen positiva y analizando las oportunidades
de mejora”, explica Jaume Juan.
Procesos de onboarding exitosos
Para explicar la importancia que tienen los
primeros días en un nuevo trabajo Diego
García de Vinuesa, senior director of
People de NH Hotel Group para el Sur de
Europa y Estados Unidos, afirma que “no
hay una segunda oportunidad para generar una buena primera impresión en el
cliente y lo mismo pasa con las nuevas incorporaciones”. Por ello, el proceso de onboarding de NH Hotels “llega a toda la organización para transmitir qué y cómo somos
de forma vivencial y experiencial, siguiendo el lema del ‘learning by doing’, y sobre
todo es un proceso personal ya que es a
través de las personas que se da este trasvase de conocimiento”.
Recientemente, NH Hotels ha puesto en
marcha el programa New onboading elearning training accesible a todos los nuevos
empleados a través de la plataforma online
NH Talent. “Contamos con un welcome
kit para todas las nuevas incorporaciones.
Desde RRHH nos encargamos de que se entregue con mucho mimo y muy bien envuelto para que toda nueva incorporación se
sienta especial y bien acogida en este día
tan importante. El welcome kit consta de un folleto corporativo con información básica
de compañía, un USB card con información
relevante para los primeros días y una libreta NH. Queremos que el primer día se vayan
con dos sensaciones: un ‘wow’ y un ‘cuánta
información tengo’”.
Además, para los empleados de servicios
centrales la compañía tiene el programa
Show Time, que consiste en “una inducción
de dos días de duración en un hotel de la
compañía, porque pensamos que es crítico
que todo el mundo tenga la oportunidad de
vivir durante al menos dos días nuestro negocio: los hoteles. Durante esos dos días el
empleado pasa a ser uno más en el establecimiento participando activamente en las
funciones propias en cada uno de los departamentos ya sea servicio de restaurante, recepción, limpieza de pisos, organización de
eventos, etc.”, explica Diego García de Vinuesa.
Otro caso similar es el de Aegon. La compañía se está replanteando el onboarding porque lo entiende como un proceso continuo
para el desarrollo del empleado dentro de
la compañía y cuya continuidad va más allá
de su incorporación. “Queremos involucrar
cada vez más al propio manager en este proceso y fomentar la filosofía Learn by yourself
del empleado. Para ello tenemos el reto de
trabajar con nuestros responsables de equiDigitalización, acompañamiento e
implicación del manager y de
RRHH, las claves del éxito en un
proceso de onboarding
pos en desarrollar aún más su accountability
en este acompañamiento, así como ofrecer
al empleado herramientas y contenidos
para su desarrollo que estén disponibles en
cualquier momento”, comenta la directora
de Recursos Humanos de Aegon Seguros,
Smara Conde.
De este modo, el proceso de onboarding en
la compañía aseguradora empieza en las fases más tempranas del proceso de selección,
ya que forma parte de la propuesta de valor
al empleado. Después, cuando la contratación se hace efectiva, “el empleado tiene disponible, a través de nuestra plataforma de
gestión Workday, contenidos relevantes
para sus primeros días en la compañía:
mensaje de bienvenida del consejero delegado, nuestro Código de Conducta y Política
de Seguridad, así como información acerca
de beneficios sociales y acciones de RSE
para empleados, organigrama de Recursos
Humanos y FAQ para nuevos empleados,
entre otros”, explica Conde. Además, en las
primeras semanas tras su incorporación la
compañía convoca a los nuevos empleados
a unas jornadas abiertas donde les explica la
estrategia global desde la dirección y cómo
la hacen realidad cada uno de los departamentos y áreas, aterrizadas por los propios
responsables y directores.
Según afirma Smara Conde, “el éxito actual
de este proceso es la sencillez de los contenidos, la claridad con la que se expone la estrategia y, sin duda, el componente cercano y
humano del primer contacto con los compañeros. Aun así, y para que sea un proceso
verdaderamente continuo y valioso para
el empleado, sabemos que tenemos que ir
más allá, adaptándonos a las nuevas tendencias y necesidades, siendo cada vez más digitales y, por supuesto, sin olvidarnos del componente humano, que es el que realmente
nos ha funcionado hasta el momento”.
Por su parte, Accenture inicia el proceso de
acogida 40 días antes de la incorporación
puesto que, en palabras de Sara Herrero,
directora de Recursos Humanos de
Accenture, “el candidato y el empleado es
la misma persona en momentos distintos
de su experiencia” y, por lo tanto, “debe de
estar acompañado y guiado desde que tiene su primer contacto con la compañía”. Tal
y como comenta la directiva, ven el onboarding como un proceso estratégico porque
permite “conocer en profundidad a nuestros potenciales empleados y que ellos conozcan nuestros valores y propósito como
compañía, de forma que su futura incorporación sea exitosa y pueda desarrollar una
carrera con nosotros”.
Para Accenture, el objetivo del proceso es
que el candidato lo perciba como una experiencia memorable. Para lograrlo, “nos apoyamos en procesos, tecnología, personas e
incluso espacios físicos, como nuestro nuevo
centro de recruiting en Madrid que acabamos
de inaugurar. Es un proceso dinámico donde
queremos fomentar el diálogo de persona a
persona, cuidando los detalles. En cada momento, el recién llegado está acompañado
por una persona de referencia. Un recruiter,
un career advisor, su persona de referencia
en Recursos Humanos, y un career counsellor
o mentor.
Un proceso guiado y acompañado tanto por herramientas como por personas
Para Meliá Hotels, el proceso de onboarding “es
uno de los cuatro ‘momentos de la verdad’ con
el empleado donde no podemos fallar, porque
son momentos que las personas viven como
‘cruciales’ en su vida laboral. El sentimiento que
queremos evocar es el de: ‘Me incorporo a una
gran familia, y en los primeros días me siento
acogido y sé lo que se espera de mí’”, afirma
Patricia Jaén, directora de Recursos Humanos de Meliá Hotels España.
Con este objetivo, los procesos de onboarding de la cadena hotelera no se limitan a
estructurar la adquisición de una serie de
conocimientos y valores, de la forma más
amena o divertida posible, sino que abarcan
la generación de experiencias memorables
para los colaboradores. “Aprovechamos experiencias que generamos para nuestros
clientes, para hacérselas vivir a los colaboradores”, añade Jaén.
Los procesos de onboarding de Meliá Hotels
están divididos en etapas que aportan a los
candidatos todo el conocimiento necesario
sobre la compañía, la marca a la que se incorpora, el hotel y el departamento. Pero la
etapa en la que se aborda el conocimiento
del hotel es la fase más experiencial y diferenciadora respecto a otras compañías.
Momentos únicos y memorables que se personalizan
“Procuramos que en el transcurso del conocimiento de las instalaciones y de los equipos,
siempre se incluya en la ruta un momento “wow”. Se trata de momentos únicos
y memorables que se personalizan en cada
hotel”, comenta la directiva. Así pues, el proceso de onboarding “no solo se centra en la
adquisición de unos conocimientos y la explicación de cómo debemos comportarnos.
Hacemos vivir la cultura desde el inicio y nos
preocupamos de transmitir los valores familiares de cercanía y acogida, a la vez que
les pedimos un alto grado de exigencia y de
expectativas. No les contamos cómo deben
ser, lo experimentan desde el principio. Viven y sienten la experiencia Meliá”.
El plan de onboarding de la compañía
Bajo el nombre Roche ON, el plan de onboarding de la compañía
se estructura en jornadas que adaptan los contenidos
“de lo más transversal a lo específico lo que
además facilita la comprensión de la organización”, explica la Talent Innovation manager de Roche, Beatriz Manrique. De esta
forma, la primera jornada es común y transversal a todas las posiciones y se concentra
en temas generales del Grupo Roche, Roche
España, Recursos Humanos, sistemas informáticos, así como las políticas de Healthcare
Compliance, Seguridad o Medio Ambiente,
entre otras. En cambio, la segunda y tercera
jornada se centran en temas específicos,
adaptados por negocio, y las sesiones se celebran en paralelo en cada centro de trabajo.
Otro de los aspectos diferenciales de este proceso de onboarding es la asignación de “un
buddy a los nuevos empleados para facilitar la
experiencia de incorporación a través del entendimiento de la organización, nuestra cultura y valores, facilitar el networking presentando
al nuevo empleado a compañeros y stakeholders, ayudarle a sentirse cómodo en el lugar de
trabajo y como punto de contacto para todos
los temas y dudas que les puedan surgir en las
primeras semanas”, añade Manrique.
En cuanto a herramientas, Roche cuenta
con un site que recoge toda la documentación de las jornadas, accesible desde cualquier dispositivo y que está siempre disponible para su consulta. “Este site dispone
además de toolkits específicos para managers, empleados y buddies, que recogen las
tareas y actividades prioritarias a realizar en
la primera semana, el primer mes y los tres
meses, relacionados con formación, herramientas, procesos, cursos, etc. Igualmente,
en los toolkits cuentan con acceso a material
adicional complementario para la adecuación a su puesto”. Finalmente, el plan de onboarding se complementa con formación
adecuada a cada posición y puesto que se
va celebrando a lo largo de los meses posteriores a la incorporación.
En cambio, Vodafone ha llevado a cabo un
proceso de simplificación de todos sus procesos de Recursos Humanos con el objetivo
de centrarse en las personas. En este sentido, a finales de 2017 la compañía de telecomunicaciones lanzó una nueva experiencia
de incorporación de empleados e integración digital: Perfect Day One. “Su objetivo es
brindar una excelente primera experiencia a
todo aquel compañero que empiece a trabajar con nosotros”, asegura Beatriz Reyes, HR
Talent and Development de Vodafone.
El portal personalizado
El nuevo proceso empieza antes de que el
nuevo empleado empiece a trabajar en la
compañía. “Dos semanas antes, los nuevos
empleados tienen acceso a un portal personalizado donde facilita sus datos y su foto
para tramitar su identificación corporativa y
sus accesos a sistemas”. Este portal también
incluye información clave de la compañía, su
historia, su estructura y su organigrama, además de información sobre las herramientas
de aprendizaje y desarrollo que tendrá a su
alcance como empleado. Asimismo, “hemos
lanzado Zap, una app de inteligencia artificial
con la que, a través de preguntas y respuestas sobre la cultura de Vodafone, los nuevos
colaboradores van conociendo más sobre
nosotros de una forma lúdica y distendida”.
El día de su incorporación son invitados a la
sede central en Madrid, Vodafone Plaza,
donde son recibidos por Recursos Humanos y en el Learning Center disfrutan de una
sesión de bienvenida y se les entrega el
equipamiento corporativo, según la unidad
organizativa a la que se incorpora el empleado, los tickets restaurante y un welcome
pack. En su segundo día son acogidos por su
manager, que previamente le ha diseñado
su semana de adaptación que cuenta con la
asignación de un buddy, reuniones informales con el equipo, explicación de sus funciones y responsabilidades, etc.
Tal y como comenta Beatriz Reyes, “el Perfect
Day One ofrece al empleado una experiencia
personalizada, positiva, lúdica y acogedora
desde antes de su llegada.
The exceptional experience
Acogemos a los
nuevos empleados haciéndoles vivir una experiencia excelente en la que se sienten queridos y cuidados por Vodafone. Es un proceso
que asegura que nuestros nuevos compañeros tengan una integración exitosa”.
La promesa que realiza EY a sus profesionales es “Whenever you join, however long you
stay, the exceptional EY experience lasts a lifetime” (Siempre que te unas, sin importar
cuánto tiempo te quedes, la excepcional experiencia EY dura toda la vida) y por ello,
para la empresa de servicios profesionales
el lema “The exceptional EY experience” (La
excepcional experiencia EY) comienza con el
primer contacto que mantiene con el profesional. “Somos conscientes del impacto de
la primera impresión causada y, por ello, le
brindamos especial importancia a la experiencia que vive el candidato durante todo
el proceso de selección hasta la firma del
precontrato donde generamos el primer
compromiso entre ambas partes. Tras esto,
es importante mantener el cuidado en la experiencia que experimenta el profesional
desde que toma la decisión de incorporarse
con nosotros hasta los días previos y posteriores a la incorporación en la firma”, explica
la responsable de Formación de EY, Natalia Grijalba. Con el propósito de que el profesional y EY puedan ver cumplidas sus respectivas expectativas, la responsable de
Formación explica que la firma “ha diseñado detalladamente un Plan en el que Recursos Humanos junto a una figura de counsellor guiarán y acompañarán al profesional
antes y durante sus primeros días en la firma”. Además, se le convoca a un programa
de formación de bienvenida para que tenga
un mayor conocimiento sobre la organización. “Este programa le permitirá conocer
más a fondo la cultura, valores y estrategia,
así como las fuentes de información y conocimiento de EY. Su counsellor seguirá acompañándole durante los próximos meses y
mantendrán conversaciones de Desarrollo
de forma regular”, añade Natalia Grijalba.
Las empresas invierten tiempo y recursos
en los procesos de reclutamiento y onboarding. Este proceso es crucial para toda organización y las áreas de RRHH compiten por
ser las más creativas, divertidas o innovadoras para diferenciarse. Pero, hay otra pregunta que deberíamos hacernos: ¿están involucrados los empleados que ya forman
parte de la plantilla? Los expertos aseguran
que sin el compromiso de los primeros, no
se podrá alinear a los recién llegados.
Contáctanos para realizar la implementación
LLena el formulario de contacto o escríbenos a info@worki360.com para realizar la implementación. Muchas Gracias.