Índice del contenido
A continuación detallamos:
Digitalización De Legajos
Worki 360 HR Es el sistema empresarial de recursos humanos que integra y automatiza todos los módulos del
área de Gestión de Talento, Administración y Finanzas. Escríbenos a info@worki360.com para realizarte una demo.
¿Quién puede utilizar nuestra Sistema de Gestión de Recursos Humanos Worki 360?
Cada empresa tiene la capacidad de implementar sus propias politicas internas, las caules
incluyen el acceso a las diferentes instancias de los sistemas de gestión del personal de la organización.
El departamento de TI será el encargado de establecer qué usuarios pueden
acceder a qué partes de la Plataforma de Gestión de Recursos Humanos podrán realizar su ingreso
en función del perfil asignado a través del sistema de control de acceso incluido dentro de los módulos de Worki,
en base a las necesidades y vinculación que tiene cada perfil, rolo o puesto que ocupa el empleado en la empresa.
De forma general, especificaremos de que forma puede ingresar cada perfil establecido en la plataforma:
Los empleados usan el Sistema para acceder a su propia información como trabajadores de la organización, esto
debido a la necesidad que tiene el personal de recibir información valioso de su permanencia en la empresa,
que le permita tomar decisiones valiosas, como conecer su puesto, consultar sus asistencias, revisar su evaluación
de desempeño o verificar en que posición se encuentra situado dentro del organigrama.
Esta son solo algunas funciones que tienen los módulos del sistema de recursos humanos de Worki 360, de
igual forma este sistema actua como un portal para el empleado en el cual podra consultar el directorio de telefonos
de cualquier colaborador, cumpleaños, telefonos, puesto que ocupa o revisar las últimas noticias y politicas
publicadas por los directivos de la empresa o del departamento de gestión de talento o recursos humanos.
La relación de puestos que estan vigentes en la organización o ya se que se necesite consultar, gestionar o
realizar el control de las vacaciones, justificación de inasistencias, horarios asignados. Todo esto es
importante y fácil de controlar a través de nuestra plataforma.
Gestiona de manera eficiente, fácil y rápida todo el control de los empleados, y postulantes a la organización,
revisar las vacantes de la organización y los postulantes, descargar los curriculums vitae nunca fue tan
sencillo como realizarlo con la plataforma de recursos humanos worki 360.
Realizar la evaluación del rendimiento, metas corporativas o de equipo o sacar provecho del aprendizaje colaborativo,
para para participar y obtener feedback en la red social corporativa...
Digitalización de los Legajos del Personal
Normas y procedimientos para la organización, mantenimiento y actualización del legajo
de personal en una Empresa que promueve la Transformación Digital.
1. Objetivo:
Establecer los mecanismos de prevención y los criterios técnicos que faciliten la
elaboración, mantenimiento, actualización, depuración, sistematización y custodia de
los legajos del personal.
2. Finalidad:
Contar con información actualizada y confiable del personal de la Empresa
.
3. Alcance:
La presente directiva es de aplicación a todo el personal de la Empresa
, sean funcionarios públicos, independientemente del vínculo que tengan
con la entidad.
4. Base legal:
• Constitución política del Perú
• Ley N° 27972 – Ley Orgánica de Empresaes.
• Ley N° 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General.
• Ley N° 27815 – Ley del Código de Ética de la Función Pública, y su reglamento,
• Ley N° 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
• Ley N° 28175 – Ley Marco del Empleo Público.
• Decreto Legislativo N° 1057, que regula el Régimen Especial de Contratación
Administrativa de Servicios, y su reglamento.
• Ley N° 29849 – Ley que establece la eliminación progresiva del Régimen Especial
del Decreto Legislativo N° 1057 y otorga derechos legales.
• Decreto Legislativo N° 276 – Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de
Remuneraciones del Sector Público, y su reglamento.
• Decreto Supremo N° 003-97-TR, Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo
N° 728 – Ley de la Productividad y Competitividad Laboral, y su reglamento.
• Resolución de Presidencia Ejecutiva N° 238-2014-SERVIR que aprueba Directiva
N° 002-2014-SERVIR/GDRSRH “Normas para la gestión del Sistema
Administrativo de Gestión de Recursos Humanos en las entidades públicas”.
• Resolución Jefatural N° 073-85/AGN-J – “Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos para el Sector Público Nacional”.
• Resolución Directorial N° 004-94-INAP-DNP, que aprueba el Manual Normativo
de Personal N° 005-94-DNP – “Legajo de Personal”.
• Resolución Jefatural N° 160-2004-AGN/J, que aprueba el “Manual de
Procedimientos Archivísticos de Empresaes”.
• Ordenanza N° 08-2011-MDCH, que aprueba el Reglamento de Organización y
Funciones (ROF) de la Empresa.
5. Vigencia:
La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación.
6. Responsabilidad:
La Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces, es responsable de
supervisar el cumplimiento de la presente directiva.
Definición del legajo
Documentos obligatorios para todo el personal
➢ Copia del Documento de Identidad Nacional (DNI).
➢ Currículum Vitae.
➢ Copia del Título profesional.
➢ Certificación de Colegiatura.
➢ Constancias y certificados.
➢ Certificados de Salud.
➢ Certificado Negativo de Antecedentes Penales.
➢ Certificado Negativo de Antecedentes Policiales.
Solo para trabajadores o contratados bajo régimen CAS: ➢ Suspensión de 4ta categoría.
➢ Declaración jurada de ausencia de incompatibilidades.
➢ Declaración Jurada de Nepotismo.
➢ Certificado de discapacidad (en caso se requiera).
Documentos facultativos para todo el personal
8.7. Periódicamente se actualizarán los legajos personales, devolviéndose al colaborador los documentos facultativos que tengan más de cinco (05) años de antigüedad y que no constituyan aporte para fines de evaluación.
8.8. La información del Legajo Personal y los documentos que lo sustentan, deben ser actualizados en periodos no mayores de seis (6) meses por el propio colaborador.
8.9. Los legajos personales de los colaboradores que se retiren por cese, renuncia, destitución o fallecimiento, pasarán al archivo pasivo de la Subgerencia de Recursos Humanos.
8.10. El titular del Legajo Personal es responsable de la autenticidad de los documentos que proporciona.
8.11. La Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces, es responsable de la conservación del Legajo Personal y de los documentos que contiene.
9. Disposiciones Específicas: 9.1. Características del Legajo Personal : 9.1.1. El Legajo Personal tendrá una cubierta de cartulina u hoja membretada de color diferente según grupo ocupacional y situación laboral (activo o cesante) del trabajador, con separadores intermedios y una ficha resumen.
9.1.2. La indicada cartulina u hoja llevará impresa la siguiente información:
➢ La denominación de “LEGAJO DE PERSONAL”. ➢ Dos líneas paralelas donde se registrará el grupo ocupacional y situación laboral del trabajador. ➢ Dos líneas paralelas con apellidos y nombres del trabajador. ➢ La palabra “CONFIDENCIAL”.
9.1.3. Cada separador intermedio será de cartulina membretada, el cual servirá para registrar, en orden cronológico de presentación, los documentos recepcionados para cada una de sus secciones en orden cronológico. 9.1.4. El Legajo Personal se divide en secciones con el fin de agrupar los documentos similares que permitan una mejor y más rápida identificación del asunto del cual éstos tratan. El contenido en cada sección se anotará en la respectiva Ficha Resumen. 9.1.5. Las secciones en las que se divide el Legajo Personal contendrán los documentos señalados a continuación:
Documentos personales del Trabajador
➢ Solicitud de trabajo.
➢ Currículum Vitae.
➢ Partida de Nacimiento.
➢ Partida de Matrimonio.
➢ Documento de Identificación Nacional (DNI).
➢ Copia de Libreta Militar.
➢ Certificado Domiciliario.
➢ Certificado de Antecedentes Penales
➢ Certificado de antecedentes Policiales.
➢ Declaración Jurada de Ingresos y de Bienes y Rentas.
➢ Suspensión de 4ta categoría.
➢ Declaración jurada de ausencia de incompatibilidades.
➢ Declaración Jurada de Nepotismo.
➢ Certificado de discapacidad (en caso se requiera).
➢ Otros documentos similares.
Documentos de estudios y capacitación
Contendrá los documentos que acrediten los estudios básicos y superiores del trabajador, así como su capacitación, actualización y/o perfeccionamiento:
➢ Certificados oficiales de estudios primarios, secundarios, superiores no universitarios o universitarios.
➢ Título de secundaria técnica, de estudios superiores no universitarios o universitarios.
➢ Certificado de Colegiatura.
➢ Constancia de matrícula o de estudios.
➢ Títulos o certificados de Post Grado, Maestría o Doctorado.
➢ Certificados o diplomas de cursos o diplomados.
➢ Constancias de participación en congresos, convenciones, seminarios, talleres, foros, simposios, conferencias, charlas, mesas redondas y otros similares.
➢ Resoluciones sobre otorgamiento de becas para estudios en el país o en el extranjero.
➢ Otros documentos que acrediten capacitación.
C) SECCIÓN III – CARGOS:
Contendrá los documentos sobre el ingreso y permanencia del trabajador al servicio:
➢ Contratos.
➢ Renovación de contratos.
➢ Nombramientos.
➢ Resoluciones de cargos ejercicios.
➢ Resoluciones de encargos o designaciones.
➢ Resoluciones de incorporaciones.
➢ Cargos en otras dependencias, entidades o instituciones.
➢ Resoluciones o documentos de rotación, resignación, destaques, permutas, comisiones de servicio o transferencias.
➢ Solicitud de renuncia al servicio.
➢ Resoluciones de cese.
➢ Otros documentos similares.
D) SECCIÓN IV – REMUNERACIONES:
Contendrá los documentos que autorizan los pagos que otorgan beneficios:
➢ Resoluciones de quinquenios y/o reconocimiento de tiempo de servicios.
➢ Resoluciones de premios pecuniarios.
➢ Resoluciones sobre bonificación familiar.
➢ Descuentos judiciales.
➢ Descuentos por responsabilidad.
➢ Resoluciones que autorizan el pago de devengados.
➢ Informe sobre liquidación de beneficios sociales.
➢ Otros documentos similares.
E) SECCIÓN V – ASISTENCIA:
Contendrá los documentos ordenados en 3 bloques o subsecciones: Sub sección Permisos:
➢ Papeletas o documentos de permisos.
➢ Certificados médicos por incapacidad temporal o enfermedad.
➢ Documentos de permiso por lactancia.
➢ Documentos de permiso por paternidad.
➢ Resoluciones o documentos de comisiones de servicios.
➢ Otros similares.
Sub sección Licencias: ➢ Resoluciones o documentos de licencias con goce de remuneraciones.
➢ Resoluciones o documentos de licencias sin goce de remuneraciones.
➢ Resoluciones o documentos de licencias a cuenta de periodo vacacional.
➢ Resolución de suspensión o prórroga de licencia.
➢ Otros similares.
Subsección Vacaciones: ➢ Resolución de programación de vacaciones.
➢ Documento autoritario de postergación de vacaciones por necesidad de servicio.
➢ Documento autoritario sobre suspensión de vacaciones.
➢ Otros similares.
F) SECCIÓN VI – MÉRITOS:
Contendrá los documentos de felicitación por la labor cumplida, que trasciendan positivamente las funciones de competencia de cada trabajador; así como la obtención de mayores calificaciones obtenidas, tales como: resoluciones o documentos de felicitaciones, estímulos, premios, menciones honrosas, etc.
G) SECCIÓN VII – DEMÉRITOS
Contendrá los documentos sobre llamadas de atención o sanciones aplicadas al trabajador por faltas disciplinarias cometidas en el servicio:
➢ Memorándum o documentos de amonestación.
➢ Resoluciones de amonestación.
➢ Resoluciones de suspensión sin goce de remuneraciones.
➢ Resoluciones de cese temporal.
➢ Resoluciones de destitución.
➢ Resoluciones que se pronuncien sobre los recursos impugnativos presentados por el trabajador.
➢ Documentos sobre multas.
➢ Procesos administrativos disciplinarios o sancionadores seguidos contra el trabajador.
➢ Otros documentos similares.
F) SECCIÒN XVI – OTROS
Apertura del legajo del Personal
9.2.1. El legajo de personal se abre con los documentos que de acuerdo a Ley debe presentar el trabajador al momento de su ingreso al servicio, correspondiendo la responsabilidad de su acción, actualización, mantenimiento, archivo y custodia a la Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces.
9.2.2. La Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces solicitará por escrito a todos los trabajadores los documentos que faltasen en sus respectivos legajos personales, quienes proporcionarán la documentación e información requerida, bajo responsabilidad.
Manejo y Mantenimiento del legajo del Personal
9.3.1. Por ser el Legajo de Personal un documento confidencial, sólo tendrán acceso a éste las personas encargadas de su manejo; no debiendo salir físicamente del lugar en el cual se archiva, salvo que sea por orden expresa de la Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces.
9.3.2. El titular del legajo, previa autorización de la Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces, podrá revisar la documentación contenida en su respectivo legajo. Dicha revisión se hará en le lugar donde se custodia el Legajo Personal.
9.3.3. Los documentos que conforman el Legajo Personal se archivarán en orden cronológico, de tal forma que el más reciente quede encima de los antiguos.
9.3.4. Todos los documentos archivados estarán orientados en una sola dirección. Aquellos resulten demasiado grandes podrán ser doblados cuidadosamente, de ser el caso.
9.3.5. Los documentos que ingresan al Legajo Personal serán obligatoriamente registrados en una hoja separadora de cada sección, debiendo hacerse la anotación correspondiente con tinta azul.
Situación y archivo digital del legajo
a) Legajos del personal activo: son los que corresponden a los trabajadores que se encuentran en ejercicio, en la condición de empleados nombrados, obreros permanentes y contratados administrativos de servicios (CAS).
b) Legajo de personal pasivo: son los que corresponden a los trabajadores que han dejado de prestar servicios en la Empresa, también comprende a los trabajadores cesantes, jubilados y personal fallecido.
9.5.2. El archivo se llevará en estantes o archivadores, en orden alfabéticosilábico o numérico (código), por grupos ocupacionales, condición laboral, etc., de tal manera que permita una rápida identificación visual.
9.5.3. Los legajos personales se mantendrán en ambientes que reúnan las condiciones adecuadas de ventilación y luz, debiendo además, tomarse las previsiones del caso contra los riesgos de humedad o posible incendio.
9.5.4. En forma periódica se deberá programar fumigación de los documentos, como medida preventiva y de erradicación de micro organismos e insectos bibliógrafos.
9.5.5. El personal encargado de los legajos deberá portar mascarillas y guantes al momento del manipularlos.
Depuración de documentos del legajo del trabajador
10. DISPOSICIONES FINALES:
10.1. La Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces deberá verificar la veracidad de los documentos presentados por los trabajadores.
10.2. En caso de detectarse irregularidades en la documentación presentada, ello será considerado como falta grave de carácter disciplinario, adoptándose las medidas administrativas correspondientes; sin perjuicio que la Subgerencia de Recursos Humanos o la que haga sus veces remita la documentación pertinente a la Procuraduría Pública Municipal para el inicio de las acciones legales que corresponden, de ser el caso.
10.3. La presente directiva deja sin efecto toda aquella normatividad de carácter interno que contravenga lo dispuesto en la misma.
Finalidad de una gestión digital de legajos
Contar con información sistematizada, actualizada y confable de los trabajadores nombrados de Educación Básica y Técnico Productiva, y de los trabajadores de educación nombrados de Educación Básica Regular y Educación Básica Especial, respecto a su formación, experiencia y trayectoria laboral, entre otros, para los procesos de capacitación, acceso a cargos, ascenso de escala magisterial, evaluación u otros.
Normar la organización, actualización, sistematización, administración y seguridad de los legajos personales de los trabajadores nombrados de Educación Básica y Técnico Productiva y de los trabajadores de educación nombrados de Educación Básica Regular y Educación Básica Especial, en actividad, cesantes o pensionistas. Implementar y estandarizar el uso del Sistema Informático WORKI 360 en las instancias de gestión educativa descentralizadas.
Estandarizar la implementación del Área de Escalafón o la que cumpla sus funciones en las instancias de gestión educativa descentralizadas, brindando pautas respecto a su construcción, ubicación y/o adecuación.
Objetivos de Gestionar digitalmente los legajos
Actualizar las normas administrativas y establecer procedimientos y criterios técnicos para la organización, actualización, sistematización y seguridad de los legajos personales de los trabajadores nombrados de Educación Básica y Técnico Productiva, y de los trabajadores de educación (nombrados) de Educación Básica Regular y Educación Básica Especial, en actividad, cesantes o pensionistas, como fuente de información del Escalafón Magisterial, así como para su óptima administración en las instancias de gestión educativa descentralizadas.
Base legal de la gestión de legajos
Ley N.° 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos
Ley N.° 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General y sus modifcatorias
Ley N.° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado
Ley N.° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Ley N.° 27815, Código de Ética de la Función Pública
Ley N.° 27867, Ley Orgánica de los Gobiernos Regionales
Ley N.° 28044, Ley General de Educación
Ley N.° 28175, Ley Marco del Empleo Público
Ley N.° 28296, Ley General de Patrimonio Cultural de la Nación
Ley N.° 28789, Ley que precisa la Tercera Disposición Transitoria de la Ley N.° 28449, Ley que establece nuevas reglas del régimen de pensiones del Decreto Ley N.° 20530
Ley N.° 29733, Ley de Protección de Datos Personales
Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial, modifcada por Ley N.° 30541
Ley N.° 29988, Ley que establece medidas extraordinarias para el Personal Docente y Administrativo de Instituciones Educativas Públicas y Privadas, implicado en Delito de Terrorismo, Apología del Terrorismo, Delitos de Violación de la Libertad Sexual y Delitos de Tráfco Ilícito de Drogas. Crea el Registro de Personas condenadas o procesadas por Delito de Terrorismo, Apología del Terrorismo, Delitos de Violación de Libertad Sexual y Tráfco Ilícito de Drogas y modifca los artículos 36° y 38° del Código Penal
Decreto Ley N.° 19414, Ley de Defensa, Conservación e Incremento del Patrimonio Documental
Decreto Supremo N.° 072-2003-PCM, Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
Decreto Supremo N.° 011-2012-ED, Reglamento de la Ley General de Educación Ministerio de Educación 11
Decreto Supremo N.° 004-2013-JUS, Reglamento de la Ley de Protección de Datos Personales
Decreto Supremo N.° 004-2013-ED, Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial y sus modifcatorias
Decreto Supremo N.° 001-2015-MINEDU, Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Educación
Resolución Ministerial N.° 226-2013-ED, Aprueba la Directiva N° 015-2013-MINEDU/ SG-OTD “Procedimiento para la Transferencia de Documentos en el Ministerio de Educación”
Resolución Ministerial N.° 215-2015-MINEDU, Aprueba el Manual de Operaciones de la Dirección Regional de Educación de Lima Metropolitana Resolución Ministerial N.° 563-2015-MINEDU, Aprueba el Instructivo del Escalafón Magisterial.
Resolución de Presidencia Ejecutiva N.° 238-2014-SERVIR-PE, que aprueba la Directiva N.° 002-2014-SERVIR/GDSRH “Normas para la Gestión del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos en las entidades públicas’’ Resolución Directoral N.° 004-94-INAP/DNP, Manual Normativo de Personal N.° 005-94-DNP “Legajo Personal”
Resolución Jefatural N.° 375-2008-AGN/J, Directiva “Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos” Resolución Jefatural N.° 442-2014-AGN/J, Reglamento de aplicaciones de sanciones administrativas por infracciones en contra del patrimonio documentario archivístico y cultural de la Nación
Ámbito de aplicación de los legajos virtuales
Las disposiciones contenidas en el presente Manual son de aplicación y cumplimiento obligatorio en las instancias de gestión descentralizadas a nivel nacional. Asimismo, estas son aplicables a los trabajadores nombrados de Educación Básica y Técnico Productiva, y a los trabajadores de educación nombrados de Educación Básica Regular y Educación Básica Especial, en actividad, cesantes o pensionistas.
En la aplicación del presente Manual, se deberán tomar en consideración las siguientes siglas:
IGED Instancias de Gestión Educativa Descentralizadas
DRE Dirección Regional de Educación
UGEL Unidad de Gestión Educativa Local
MINEDU Ministerio de Educación
IIEE Instituciones Educativas
DITEN Dirección Técnico Normativa de Docentes
ONP Ofcina de Normalización Previsional (sistema público)
AFP Administradora de Fondo de Pensiones (sistema privado)
SUNEDU Superintendencia Nacional de Educación Superior Universitaria
RNSDD Registro Nacional de Sanciones de Destitución y Despido (SERVIR)
SERVIR Autoridad Nacional del Servicio Civil
DNI Documento Nacional de Identidad
Definiciones relacionadas a los legajos virtuales
En la aplicación del presente Manual, se deberán tomar en consideración las siguientes defniciones
Administración de legajos Comprende la administración y la custodia de la información y la documentación de cada trabajador o trabajador de educación. El proceso incluye el registro, la actualización, la conservación y el control de los documentos.
Sistema Informático WORKI 360
Sofware que procesa y sistematiza la información contenida (recolectada) en el mismo, permitiendo de manera sencilla y efciente obtener reportes, estadísticas, acceder a documentos digitalizados, realizar búsquedas e ingresar registros en base a la información contenida en los legajos personales.
Área de Escalafón
Ambiente físico de trabajo donde el personal desarrolla actividades relacionadas con el registro de la información en el Sistema Informático WORKI 360 y la administración de los legajos personales.
Personal que presta apoyo al docente en sus actividades formativas y disciplinarias, colaborando con la formación integral de los estudiantes.
Cese
Acción mediante la cual se resuelve el vínculo laboral entre la IGED y el trabajador o trabajador de educación, por razones de renuncia, límite de edad, destitución o incapacidad permanente (física o mental). Se expide acto resolutivo.
Cesante
trabajador o trabajador de educación que ha dejado de prestar servicios como nombrado, independientemente del sistema previsional (ONP/AFP) o régimen pensionario (D.L. N.° 20530) en el que se encuentre comprendido.
Conservación de documentos
Proceso archivístico que mantiene la integridad física de soporte de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración que garanticen la permanencia de los documentos originales a lo largo del tiempo de forma física o digital.
Copia autenticada
Es el valor legal que se atribuye a la fotocopia de un documento original, efectuado por el fedatario de la IGED, siempre que éstas correspondan exactamente al original que tenga a la vista, que comprenda la integridad del documento exhibido o que lo reproduzca con fdelidad.
Copia legalizada
Es el valor legal que se atribuye a la fotocopia de un documento original, efectuado por un Notario Público.
Declaración jurada
Documento por medio del cual una persona declara como verdadero -bajo juramento o responsabilidad- aspectos relacionados con su condición personal, laboral, judicial o profesional. Depuración de documentos Evaluación cuidadosa de toda la documentación contenida en el legajo personal para su posterior transferencia al Archivo Central de la IGED o la que haga sus veces, ello siempre que se trate de documentación duplicada. De ofcio Toda actuación administrativa realizada por una IGED, sin necesidad de una solicitud de parte.
Digitalización de documentos
Proceso por el cual se transforma la información contenida en documentos físicos a imágenes digitales para su visualización instantánea, garantizando su inalterabilidad, así como su conservación en óptimas condiciones. Efciencia Es la realización de las funciones de manera óptima para la obtención de resultados deseados.
Escalafón magisterial
Es un registro administrativo de alcance nacional, en el que se documenta la trayectoria laboral y profesional de los trabajadores (legajo personal) que prestan servicios al Estado, para facilitar sus procesos de evaluación, reconocimiento de méritos y benefcios. El registro de la información es de ofcio y esta es permanentemente actualizada en las instancias de gestión educativa descentralizadas del ámbito nacional, regional y local. El registro se realiza de manera automatizada, descentralizada y continua. La información del escalafón es pública, de conformidad con las normas nacionales sobre transparencia y acceso a la información. Foliación Acción de numerar correlativamente las hojas, fojas o folios, con lo que se genera certeza de la cantidad ingresada en cada legajo personal. Informe escalafonario Es el reporte de la información de los trabajadores o trabajadores de educación, en actividad, cesantes o pensionistas, que expiden las IGED a través del Área de Escalafón o la que haga sus veces.
Legajo Personal
Es una carpeta ofcial e individual, de carácter público, exceptuándose aquella información protegida por el régimen jurídico de excepciones previsto en el Texto Único Ordenado de la Ley N.° 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, y su Reglamento. En ella, se archivan los documentos personales y administrativos del trabajador o trabajador de educación, debidamente clasifcados y ordenados de acuerdo a la estructura aprobada y vigente.
El legajo personal constituye el sustento físico de la documentación registrada en el sistema informático WORKI 360, proporcionada por el trabajador o trabajador de educación, y aquella generada por la IGED, desde su nombramiento, durante su trayectoria laboral hasta el término de su relación laboral.
Legajo personal digital
Constituye el conjunto de imágenes de los documentos digitalizados del legajo personal físico, y registrados en el sistema informático WORKI 360.
Licencia
Autorización que otorga una IGED, mediante acto resolutivo, para ausentarse por uno o más días de su centro laboral, pudiendo ser con goce o sin goce de remuneraciones.
Nombramiento Es una acción de personal mediante la cual se autoriza el ingreso de una persona para trabajar al servicio del Ministerio de Educación, en la condición de personal permanente. Para el caso de trabajadores y trabajadores de educación se realiza a través de concurso público, convocado por el Minedu. Pensionista trabajador o trabajador de educación cesante que percibe una pensión de cesantía, al encontrarse dentro de los alcances del régimen pensionario del Decreto Ley N.° 20530.
Pensión de cesantía
Es el derecho de los trabajadores y trabajadores de educación sujetos al régimen pensionario dispuesto por el Decreto Ley N.° 20530 y la Ley N.° 28449, a percibir un monto mensual de dinero de acuerdo al tiempo de servicios prestados, sin exceder el ciclo laboral completo de 25 años para las mujeres y 30 años para los varones. Pensión de invalidez Es el derecho que tiene el trabajador cesante declarado con incapacidad permanente física o mental, cualquiera fuese el tiempo de servicios prestados y el régimen o sistema pensionario al que pertenece. También tiene derecho a una pensión por invalidez el servidor que se accidente como consecuencia de actos propios del servicio o estando en comisión de servicios, con el equivalente al íntegro de la remuneración percibida al momento de invalidarse. Pensión de sobrevivientes Es el derecho que corresponde a los deudos del causante (viuda, hijos o padres), en forma excluyente, ocurrido en actividad o siendo pensionista de cesantía o de invalidez, a percibir una suma mensual de dinero equivalente al 50% de la remuneración o pensión percibida. De ser la pensión menor al 50%, se otorga el monto equivalente al ingreso mínimo vital a la fecha de fallecimiento del causante. trabajador trabajadores de la carrera pública magisterial que ejercen un cargo en una de las áreas de desempeño laboral.
Tiempo de servicio
Es el récord laboral del trabajador o trabajador de educación tomado en años, meses y días, y que guarda relación con las remuneraciones percibidas y las resoluciones que se autoricen para tal fn. Verifcación Proceso mediante el cual se determina la autenticidad de los documentos presentados por el trabajador o trabajador de educación para su legajo personal.
VII. DE LOS LINEAMIENTOS
El legajo personal de Educación Básica y Técnico Productiva, y de los trabajadores de educación de Educación Básica Regular y Educación Básica Especial, en actividad, cesantes o pensionistas, contiene la documentación referida a su formación académica, capacitaciones, trayectoria laboral, experiencia, evaluaciones, méritos, deméritos u otros, así como su información personal. En función de lo señalado anteriormente, el presente Manual establece los lineamientos para organizar, implementar, mantener, actualizar y archivar los legajos personalesȀ así como de la verifcación de la autenticidad de los documentos presentados.
El Área de Escalafón de las IGED o las que hagan sus veces, están en la obligación de actualizar permanentemente, la información contenida en los legajos personales, así como registrarla en el sistema informático WORKI 360. Los legajos personales de los trabajadores o trabajadores de educación que se retiren por razones de cese, renuncia, destitución o fallecimiento, pasaran al archivo pasivo del Área de Escalafón.
Documentos de apoyo para la gestión documentaria
A continuación se presentan los siguientes documentos de apoyo para la gestión y administración del Sistema de Escalafón Magisterial: Normatividad del Escalafón Magisterial. Guía para el procedimiento de apertura del legajo personal y su registro en el sistema informático WORKI 360. Guía para la implementación del Área de Escalafón. Manual de Usuario del Sistema Informático WORKI 360 versión 1.0.s.
Organización del legajo del Trabajador
1.1 ORGANIZACIÓN DEL LEGAJO PERSONAL
1.1.1 Tipos de legajo personal
Legajo personal físico:
Es aquella carpeta que contiene un conjunto de documentos personales y laborales del trabajador o del trabajador de educación (nombrado) en actividad, cesante o pensionista.
Legajo personal digital:
Es el registro sistematizado de la información y los documentos digitalizados contenidos en el legajo personal físico.
Clasifiación del legajo Personal
De servidor en actividad: Es el que corresponde a los trabajadores y trabajadores de educación que se encuentran ejerciendo el cargo en condición de nombrados. De servidor cesante: Es el que corresponde a los trabajadores y trabajadores de educación que dejaron de prestar servicios en condición de nombrados y que no perciben pensión de cesantía por encontrase comprendidos en los sistemas previsionales público (ONP) o privado (AFP).
De pensionista: Es el que corresponde a los trabajadores y trabajadores de educación que dejaron de prestar servicios en condición de nombrados y que perciben pensión de cesantía dentro de los alcances del Decreto Ley N.° 20530, modifcado por la Ley N.° 28449.
Características del legajo Personal
Confdencial: La información que contiene es de carácter reservado y su acceso solo está permitido al personal autorizado. Personal: A cada trabajador y trabajador de educación le corresponde un legajo personal, de forma física y digital, porque el registro, identifcación, nivel académico y la trayectoria laboral de cada trabajador o trabajador de educación es único. Identifcable: Cada legajo tiene un código numérico único con el cual se identifca. Registrable: Toda documentación que ingresa al legajo personal del trabajador o trabajador nombrado es registrada y digitalizada en el Sistema Informático WORKI 360.
Estructura del legajo Personal Digital
El legajo personal del trabajador o trabajador de educación se organiza y divide en diez (10) secciones, con la fnalidad de agrupar documentos similares de manera ordenada y cronológica para una mejor y rápida identifcación de la documentación incorporada.
Las secciones son:
Sección I Filiación e identifcación personal Sección II Situación académica (formación) Sección III Ingreso o reingreso Sección IV Trayectoria laboral Sección V Asignaciones e incentivos temporales, retenciones judiciales y pagos indebidos Sección VI Retiro y régimen pensionario Sección VII Premios y estímulos Sección VIII Sanciones Sección IX Licencias y vacaciones Sección X Otros
El contenido de cada sección del legajo personal es ordenado de acuerdo al siguiente detalle:
• Sección I: Filiación e identifcación personal a) Boleta de datos personales (indica teléfono, dirección actualizada y otros datos familiares) b) Copia del DNI o Carnet de Extranjería c) Copia del DNI de los hijos d) Copia de la partida de nacimiento de los hijos e) Copia de DNI del cónyuge o conviviente f) Copia de la partida de matrimonio g) Constancia notarial de convivencia h) Declaración jurada simple que señale que no cuenta con antecedentes penales, policiales y tener buen estado de salud i) Declaración jurada de bienes y rentas (solo cuando asumen funciones de funcionarios, directivos y/o servidores que manejan fondos del Estado) j) Resolución de Discapacidad emitida por CONADIS (de ser el caso) k) Copia del autogenerado de ESSALUD l) Documento ofcial que acredite ser Licenciado de las Fuerzas Armadas • Sección II: Situación académica (formación) a) Copia del título profesional pedagógico y/o título de segunda especialidad en educación (registrados) b) Copia de título profesional no pedagógico c) Copia del duplicado de título y/o grado (registrado) d) Título de profesional técnico e) Copia de los estudios y/o grado de maestría o doctorado f) Copia del grado académico: bachiller u otro de igual naturaleza g) Copia de los estudios de especialización y/o diplomados (mínimo 200 horas) h) Capacitaciones, actualización docente y otras (mínimas 100 horas durante los 05 últimos años) i) Constancia de encontrarse en el Registro Nacional de Docentes Bilingües de Lenguas Originarias del Perú j) Colegiatura en el Colegio de trabajadores del Perú1 k) Producción intelectual de acuerdo con la normativa vigente (registro en INDECOPI o depósito legal en la Biblioteca Nacional del Perú) l) Producción intelectual de documentos que acrediten haber desarrollado ideas, procesos, estrategias para un cambio en las prácticas educativas (innovaciones educativas) m) Copia del certifcado de Educación Secundaria • Sección III: Ingreso o reingreso a) Copia de Resolución de Nombramiento b) Copia de Resolución de Reingreso c) Copia de resoluciones de contratos personales en el Sector Educación d) Copia de Resolución de Término de contrato personal e) Copia de Resolución de Reconocimiento de efecto de pago • Sección IV: Trayectoria laboral a) Resoluciones de Designación b) Resoluciones de Destaques c) Resoluciones de Rotación d) Resoluciones de Encargo e) Resoluciones de Reasignación f) Resoluciones de Permuta g) Resoluciones de Ascenso. h) Resoluciones de Transferencia i) Evaluaciones de Desempeño j) Copia de otras resoluciones por desplazamiento de personal2345 • Sección V: Asignaciones e incentivos temporales, retenciones judiciales y pagos indebidos a) Resoluciones de Incentivo por excelencia profesional b) Resoluciones de Incentivo por desempeño destacado c) Resoluciones de Incentivo de posgrado d) Resoluciones de Asignación por tiempo de servicio e) Resoluciones de Subsidio por luto y sepelio f) Resoluciones de retenciones judiciales, pagos indebidos y créditos devengados g) Resoluciones de bonifcación familiar h) Resoluciones de bonifcación personal • Sección VI: Retiro y régimen pensionario a) Resoluciones de Renuncia b) Resolución de Retiro por no haber aprobado la evaluación de desempeño docente c) Resolución de Cese por límite de edad d) Resolución de Cese por incapacidad permanente e) Resolución de Cese por fallecimiento f) Resolución de Incorporación al Decreto Ley N.° 20530 g) Resolución de Compensación por tiempo de servicios h) Resolución de Pensión provisional y Pensión defnitiva i) Resolución de Acumulación de años de formación profesional6 j) Resolución de Reconocimiento de tiempo de servicios k) Resolución de Otorgamiento de pensión de sobreviviente
Constancia de Afliación y/o desafliación a la AFP
m) Constancias de pagos de remuneraciones y descuentos
n) Declaración jurada de pertenecer al Sistema Nacional de Pensiones
• Sección VII: Premios y estímulos
a) Resoluciones de Otorgamiento de Palmas Magisteriales
b) Resoluciones de Agradecimiento
c) Resoluciones de Felicitación
d) Resoluciones de viajes de estudio, becas, y/o pasantías dentro y fuera del país
• Sección VIII: Sanciones
a) Resoluciones de amonestaciones escritas
b) Resoluciones de Suspensión
c) Resoluciones de Cese temporal
d) Resoluciones de Destitución
e) Resoluciones de Condena penal
f) Resoluciones de Inhabilitación para ejercer función pública
g) Resolución de Nulidad de sanción
h) Resolución de Modifcación de sanción
i) Resolución de Ratifcación de sanción
j) Resolución de Recursos administrativos
• Sección IX: Licencias y vacaciones
1. Resoluciones de Licencia con goce de remuneraciones
a) Por incapacidad temporal
b) Por maternidad, paternidad, adopción
c) Por siniestros
d) Por fallecimiento del cónyuge, padres, hijos
e) Por estudios de posgrado, especialización o perfeccionamiento, capacitación
organizada o autorizada por el Minedu o por los Gobiernos Regionales
f) Por asumir representación ofcial del Estado peruano
g) Por citación expresa, judicial, militar o policial
h) Por representación sindical y por desempeño de cargo de consejero regional o
regidor municipal
2. Resoluciones de licencias sin goce de remuneraciones
a) Por motivos particulares
b) Por capacitación no ofcializada
c) Por enfermedad grave del padre, cónyuge, conviviente reconocido judicialmente o hijos
El artículo 146° del D.S. N.° 004-2013-ED establece: “b) El trabajador que labora en las Áreas de Gestión Institucional,
Formación Docente o Innovación e Investigación, goza de treinta (30) días de vacaciones anuales remuneradas”.
• Sección X: Otros
a) Resoluciones de Instauración de proceso administrativo disciplinario
b) Certifcados de trabajo de otras instituciones públicas y/o privadas
c) Resoluciones de integrar comisiones dentro del Sector
d) Resolución de separación preventiva o de retiro
e) Ficha Escalafonaria
Tratamiento de la documentación virtual
1.2.1 Tipos de documentos en el legajo personal
Los documentos que conforman el legajo personal son de dos tipos: permanentes y temporales. Documentos permanentes: Es documentación que no podrá ser devuelta al trabajador o trabajador de educación al término de su relación laboral con la entidad o a su pase a cesante o pensionista: • Documentos contenidos en las secciones I y II del legajo personal • Documentos administrativos generados durante el servicio. Documentos temporales: Son aquellos no considerados en el punto anterior.
1.2.2 Situación y archivo
La situación del legajo personal depende de si el trabajador o trabajador de educación se encuentra como activo o como pasivo. Legajos de personal activo: Son legajos de personal activo aquellos que corresponden a los trabajadores o trabajadores de educación nombrados que se encuentran en ejercicio de su cargo. Legajos de personal pasivo: Son legajos de personal pasivo aquellos que corresponden a los trabajadores nombrados que han dejado de prestar servicios en la IGED, que han pasado como designados a otra entidad, que son ex-trabajadores, cesantes, pensionistas o fallecidos. d) Por desempeño de funciones públicas por elección, cargos públicos rentados, cargos políticos o de confanza 3. Resoluciones de vacaciones 1.2.3 Sobre el estado de los documentos a incluir en el legajo personal Los documentos que se presenten para adjuntar en el legajo personal, así como aquellos que ya forman parte del mismo, no deben estar deteriorados, ni tener enmendaduras, manchas, tachaduras, ni borrones que distorsionen su contenido, que generen dudas sobre su autenticidad o que difculten su visión y/o lectura. 1.2.4 Apertura de legajo personal El Área de Escalafón apertura de ofcio el legajo personal (físico) de cada trabajador o trabajador de educación con la Resolución de Nombramiento correspondiente, notifcada por la Ofcina de Trámite Documentario de la IGED, y que da inicio a la relación laboral. Asimismo, apertura el registro digital en el Sistema Informático WORKI 360 de cada trabajador o trabajador de educación nombrado. El trabajador o trabajador de educación, una vez notifcado de la Resolución de Nombramiento, tiene la obligación de presentar sus documentos personales, académicos y laborales en la IGED donde laborará dentro de los cinco (05) días hábiles.
En caso de que la documentación se encuentre incompleta, deteriorada o tenga enmendaduras que difculten su visión y/o lectura, se procederá a observar dichos documentos, otorgándole al trabajador o trabajador de educación un plazo máximo de cinco (05) días hábiles para que proceda a realizar la subsanación. 1.2.5 Foliación Luego de seleccionar, ordenar y, de ser el caso, depurar los documentos presentados por el trabajador o trabajador de educación o generados por la IGED, se procederá inmediatamente a realizar su foliación. Cada sección del legajo personal registra de manera independiente la cantidad de folios que contiene. La foliación de documentos se hace de modo ascendente en la sección que corresponda, de modo que el documento más reciente quede encima de los más antiguos.
En caso de detectarse errores en la foliación, se procederá a su respectiva rectifcación, conforme al procedimiento establecido en el Numeral 6.2 de la Directiva N.° 005-2008-AGN/DNDAAI- “Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos”. 1.2.6 Presentación de documentos Se deben presentar de manera oportuna los documentos establecidos en el proceso de nombramiento de trabajador o de trabajador de educación, y según las normas posteriores que se emitan. Los documentos que presentan los trabajadores o trabajadores de educación cuando ingresan a laborar, así como aquellos documentos de actualización de datos personales y/o académicos para el legajo personal, deben ser originales, copias legalizadas o copias autenticadas. Los documentos presentados por los trabajadores y trabajadores de educación se insertan considerando las secciones establecidas en la estructura del legajo personal. En caso un documento no esté considerado en ninguna de las secciones, será anexado en la Sección X: Otros. La documentación presentada por el trabajador o trabajador de educación está sujeta al Principio de Presunción de Veracidad establecido en el numeral 1.7 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444 -Ley de Procedimiento Administrativo General8 . Las resoluciones administrativas pueden ser originales, copias autenticadas, copias impresas de la página web institucional o copias simples.
1.2.7 Del uso del legajo personal
El legajo personal será utilizado por el Área de Escalafón para confrontar datos, expedir copias de documentos, elaborar informes escalafonarios y resolver asuntos administrativos relacionados con el trabajador o trabajador de educación (nombrado), en actividad, cesante o pensionista. El numeral 1.7 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley N.° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General establece: “Principio de presunción de veracidad.- En la tramitación del procedimiento administrativo, se presume que los documentos y declaraciones formulados por los administrados en la forma prescrita por esta Ley, responden a la verdad de los hechos que ellos afrman. Esta presunción admite prueba en contrario.”
La información registrada en el legajo personal es la única que se considera como sustento válido para el reconocimiento de derechos y benefcios, u otras acciones de personal.
Los informes escalafonarios y las reporterías serán proporcionados por el Sistema Informático WORKI 360.
Se requiere que la manipulación que recibe el legajo personal se realice con el cuidado necesario para evitar su deterioro, confusión o pérdida; asimismo, se requiere mantener su orden dentro del conjunto de documentos para facilitar su identifcación y ubicación. Está prohibido realizar anotaciones en la documentación de los legajos personales. El legajo personal no debe salir del Área de Escalafón, salvo por disposición expresa del Especialista de Personal, o quien haga sus veces; asimismo, se tiene que mantener absoluta reserva de los documentos que ingresan al Área de Escalafón para ser archivados en el legajo personal de cada trabajador o trabajador de educación. Está terminantemente prohibido el ingreso de personas no autorizadas al Área de Escalafón.
1.2.8 Revisión y actualización de documentos
El Área de Escalafón revisará periódicamente los legajos personales a fn de verifcar la existencia de los documentos establecidos para cada sección. Es responsabilidad del Área de Escalafón, o de la que haga sus veces, actualizar la documentación contenida en el legajo personal con las resoluciones que emita el Ministerio de Educación y/o la IGED, según corresponda. La Ofcina de Trámite Documentario de la IGED está obligada a remitir al Área de Escalafón, o a la que haga sus veces, las resoluciones administrativas concernientes al trabajador o trabajador de educación para su registro en el Sistema Informático WORKI 360 e inserción en el legajo personal, bajo responsabilidad. De detectarse resoluciones emitidas por la IGED con errores, estas no se registrarán en el Escalafón; el responsable del Área de Escalafón, o al que haga sus veces, deberá comunicar el hecho al Especialista de Personal para su rectifcación y/o solicitar su nulidad. 28 Manual de Escalafón Magisterial En caso se recepcione una resolución administrativa que resuelva una acción de personal que incluya a más de un trabajador y/o trabajador de educación, esta deberá ser reproducida según la cantidad de trabajadores y/o trabajadores de educación que contenga para su inserción correspondiente en los legajos personales de cada uno. Está prohibido reemplazar un documento de un trabajador o trabajador de educación que se haya registrado en el Sistema Informático WORKI 360 sin autorización previa del responsable del Área de Escalafón. Identifcada la documentación faltante en el legajo personal, el Área de Escalafón solicitará su regularización y/o actualización. El responsable del Área de Escalafón informará al Especialista de Personal la relación de trabajadores que no cumplieron con presentar los documentos solicitados, a fn de que se adopten las acciones administrativas disciplinarias correspondientes.
1.2.9 Consulta y atención de solicitudes de acceso
a. Del titular del legajo personal El trabajador o el trabajador de educación podrá, previa presentación de su DNI, acceder a su legajo personal físico para revisarlo en el Área de Escalafón, en presencia del personal que está a cargo de la custodia y resguardo de los legajos personales. El retiro o desglosamiento de los documentos del legajo personal prestado al trabajador o trabajador de educación será considerado como falta pasible de sanción en conformidad con las normas administrativas y legales que rigen sobre este punto en particular. b. Préstamo de legajo personal (persona distinta al titular) Los legajos personales son reservados y solo pueden ser solicitados para su consulta y/o revisión por medio de un pedido expreso y formal del Órgano de Control Institucional, de la Procuraduría Pública, del Poder Judicial, de la Dirección de la IGED o del Especialista de Personal. Asimismo, puede ser solicitado por la Contraloría General de la República para sus procesos de auditoria. La evaluación de las solicitudes de acceso al legajo personal se realizarán en función a la motivación que se exprese en el Formato de solicitud de acceso al legajo personal, que presenta las siguientes tres opciones: Ministerio de Educación 29 1. Lectura de legajo personal 2. Préstamo de legajo personal 3. Copias de documentos contenidos en el legajo personal o copia del legajo personal completo La salida de los legajos personales fuera del Área de Escalafón deberá contar con la autorización formal del Especialista de Personal. Su incumplimiento genera responsabilidad de quien autoriza, traslada y recibe el material solicitado. El Área de Escalafón utilizará un registro de control de la salida y retorno de los legajos facilitados en calidad de préstamo. El registro deberá contener código, apellidos y nombres del titular del legajo; apellidos, nombres, cargo, datos del documento del solicitante del legajo y motivo de la solicitud; fecha de salida y retorno del legajo, y la frma del solicitante.
1.2.10 Verifcación de la autenticidad de los documentos del legajo personal
El Especialista de Personal y el Área de Escalafón, o quien haga sus veces, realizarán las diligencias necesarias para corroborar la autenticidad de los documentos presentados por el trabajador o trabajador de educación, así como, la validez de la información que contienen en virtud al Principio de privilegio de controles posteriores, establecido en el numeral 1.16 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General9 . Se podrán realizar las siguientes consultas: En el portal web de SERVIR, para verifcar el RNSDD (sanciones) y el Registro de estudios, grados y títulos obtenidos en el extranjero. En el portal web de la SUNEDU, para verifcar el Registro Nacional de Grados y Títulos Académicos obtenidos en el país. En el portal de la Empresa Profesional que corresponda, para verifcar la autenticidad y vigencia de la colegiatura en aquellos cargos cuyo perfl lo exija. El numeral 1.16 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley N.° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General establece: “Principio de privilegio de controles posteriores.- La tramitación de los procedimientos administrativos se sustentará en la aplicación de la fscalización posterior; reservándose la autoridad administrativa, el derecho de comprobar la veracidad de la información presentada, el cumplimiento de la normatividad sustantiva y aplicar las sanciones pertinentes en caso que la información presentada no sea veraz”.
Los documentos cuya autenticidad debe ser verifcada sonǿ Grados de maestría o doctorado, y constancias de egreso Título profesional Grado de bachiller Certifcados de estudios técnicos y superiores Constancias de egreso de institutos y escuelas técnicas Certifcados de experiencia laboral La verifcación de la autenticidad de los documentos señalados anteriormente y la veracidad del contenido de los mismos se efectuará periódicamente y se deberá registrar el hecho en un archivo para su posterior verifcación. De encontrarse documentos falsos o fraudulentos presentados por el trabajador o trabajador de educación, los responsables del proceso de verifcación informarán al Especialista de Personal para que proceda según lo establecido en los procedimientos administrativos disciplinarios, que consideran tal acto como falta grave.
1.2.11 Del personal asignado al registro y custodia de los legajos El personal del Área de Escalafón deberá actuar con sentido ético, discrecionalidad y confdencialidad en el manejo de la información y de la documentación contenida en los legajos personales de los trabajadores y trabajadores de educación. El Área de Escalafón es responsable de la supervisión, actualización, seguridad y custodia de los legajos personales de los trabajadores y de los trabajadores de educación en actividad, cesantes o pensionistas y tiene como responsabilidad realizar las siguientes actividades: Clasifcar y archivar los documentos en las secciones establecidas.
Realizar la verifcación de la autenticidad de la documentación contenida en los legajos personales. Realizar el fotocopiado de los documentos del legajo personal, cuando el Especialista de Personal lo requiera. Coordinar el fedateado o autenticación de los documentos del legajo personal en la IGED, cuando corresponda. Elaborar informes escalafonarios, reportes u otros en forma veraz, oportuna y conforme a los documentos contenidos en el legajo personal. Ministerio de Educación 31 La digitalización del legajo personal estará a cargo de un trabajador del Área de Escalafón con experiencia y capacitación especializada en procesos de digitalización u otros afnes, a efectos de garantizar un adecuado respaldo de la información que se digitaliza. El personal del Área de Escalafón deberá contar con trabajadores con experiencia en sistema de archivos y/o debidamente capacitados para tal labor. Para un adecuado funcionamiento del Área de Escalafón o el que haga sus veces, su conformación debe ser la siguiente: Encargado del Área de Escalafón, o el que haga sus veces Técnico en Escalafón Técnico en Computación Técnico en Archivo 1.2.12 Depuración por duplicidad de documentos El Área de Escalafón es responsable de ordenar los documentos del legajo personal, y, en caso se duplique algún documento, de someterlo al proceso de depuración. Si esto sucediera, se deberá realizar la transferencia documental al Archivo Central de la IGED, o la que haga sus veces. Los documentos contenidos en el legajo personal no podrán ser devueltos al trabajador o trabajador de educación al término del vínculo laboral, ya que constituyen el historial de su trayectoria laboral durante su permanencia en la IGED. Sin embargo, el trabajador o trabajador de educación podrá solicitar por escrito la expedición de fotocopias de los documentos de su legajo.
1.3 DEL REGISTRO INFORMÁTICO Y LA DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
El personal autorizado del Área de Escalafón registrará en el Sistema Informático WORKI 360 la información de los documentos que forman parte del legajo personal, como medida preventiva de su deterioro o pérdida. La documentación contenida en el legajo personal deberá ser digitalizada para facilitar su archivamiento y protección. Dicho proceso deberá ser coordinado con la Dirección Técnico Normativa de Docentes (DITEN), a fn de establecer los niveles de seguridad necesarios para la digitalización, indexación y archivo correspondiente. 32 Manual de Escalafón Magisterial Realizada la foliación, se procederá a digitalizar y registrar el contenido de cada uno de los documentos en el Sistema Informático WORKI 360, para luego proceder a realizar su ingreso físico en el legajo personal. La digitalización de documentos se realizará en formato PDF. La información que se ingrese al Sistema Informático WORKI 360 no podrá ser borrada ni modifcadaȀ si hubiese necesidad de hacer alguna corrección, esta se efectuará con un nuevo ingreso autorizado por el Responsable de Escalafón. En forma periódica y aleatoria, el responsable del Área de Escalafón constatará la información contenida en el Sistema Informático WORKI 360 con la documentación física del legajo personal.
1.4 DE LOS PROCEDIMIENTOS
1.4.1 Registro de la dirección domiciliaria El registro de la dirección domiciliaria debe anotarse teniendo en cuenta la información señalada en la boleta de datos personales proporcionada por el trabajador o trabajador de educación. 1.4.2 Registro de familiares Solo se registrará en el Sistema Informático WORKI 360 la información de familiares directos en vida del trabajador o trabajador de educación (cónyuge, conviviente, padres e hijos). En casos que se produzca el fallecimiento de alguno de ellos, el trabajador o trabajador de educación deberá informarlo a su IGED adjuntando copia de la partida de defunción. 1.4.3 Registro de documentación académica Para el registro de los documentos que acreditan estudios de pregrado, postgrado, especializaciones, capacitaciones, perfeccionamiento, actualizaciones u otras, se debe tomar en cuenta lo siguiente: Se deben ubicar los documentos en la sección del legajo personal correspondiente.
Los certifcados, diplomas, títulos (actualización, especialización, segunda especialidad) que emitan los programas impartidos por el Ministerio de Educación en el marco de convenios o contratos establecidos entre el Ministerio de Educación e instituciones formadoras públicas y/o privadas deben ser ingresados al legajo personal para ser reconocidos en las evaluaciones para contrato, ingreso y ascenso en la Carrera Pública Magisterial, según los tipos de estudios realizados, su duración y créditos establecidos en cada convocatoria y en conformidad con lo dispuesto en la R.M. N.° 175-2013-ED. Las capacitaciones no contempladas anteriormente se registrarán, desde las más recientes hasta las más antiguas, dando preferencia a aquellas que correspondan a los últimos cinco (05) años; sin embargo, de ser posible, se recomienda registrarlas en su totalidad.
1.4.4 Registro de desplazamientos defnitivos a otra IGED En caso el trabajador o trabajador de educación obtenga un desplazamiento defnitivo a otra IGED (reasignación o permuta), la IGED de origen bajo responsabilidad remitirá a la IGED de destino el legajo personal físico original, y realizará la transferencia del archivo digital y la baja correspondiente en el Sistema Informático WORKI 360. La entidad de destino recepcionará el legajo personal físico y realizará el alta respectiva en el Sistema Informático WORKI 360.
1.4.5 Registro de desplazamientos temporales a otra IGED En el caso de los desplazamientos temporales a otras IGED (destaque o encargatura), la entidad de origen registrará la situación de destacado o encargado, según corresponda, en el Sistema Informático WORKI 360. El legajo físico no será transferido. 1.4.6 Registro de designaciones En los casos de la designación de directores y subdirectores de instituciones educativas en otra IGED, al ser la designación por el lapso de 03 (tres) años, la entidad de origen remitirá el legajo personal (físico) original del trabajador a la IGED de destino, procederá con la transferencia del archivo digital y deberá registrar la condición de suspendido en el Sistema Informático WORKI 360. Culminada la designación, la entidad de destino remitirá el legajo personal físico original del trabajador a la IGED de origen, procederá con la transferencia 34 Manual de Escalafón Magisterial del archivo digital y realizará la baja correspondiente en el Sistema Informático WORKI 360. La entidad de origen recibirá el legajo personal y efectuará el alta en el Sistema Informático WORKI 360.
En los casos de designación de trabajadores en los cargos de Director Regional de Educación, Director de Unidad de Gestión Educativa Local, Director o Jefe de Gestión Pedagógica, o Especialista en Educación en otra IGED, el registro en el Sistema Informático WORKI 360 deberá fgurar en condición de suspendido.
1.4.7 De la vigencia de los actos resolutivos que reconocen el tiempo de servicios como docente contratado a favor de los trabajadores comprendidos en la Ley de Reforma Magisterial y su registro en el Sistema Informático WORKI 360
El acto resolutivo de contrato docente por servicios prestados en las IIEE a favor de los trabajadores nombrados se consideran en meses y días, según la vigencia señalada en el contrato. De ser el caso de contar con varios actos resolutivos de contrato docente, el reconocimiento de tiempo de servicios debe ser materializado a través de un solo acto resolutivo. La solicitud del reconocimiento del tiempo de servicios docentes prestados en las lIEE públicas en condición de contratado es realizada por cada trabajador a título personal. Se debe considerar que el cómputo del tiempo de servicios se realiza a partir del inicio de la vigencia del contrato hasta su culminación dentro del ejercicio presupuestal (en meses y días). Para la veracidad del cómputo real del reconocimiento del tiempo de servicios, se deberá solicitar las constancias de pago y/o boletas de pago del período en condición de contratado, las mismas que deberán estar fedateadas o autenticadas por el responsable asignado para tal fn. No corresponde reconocer el tiempo de servicios de los meses de enero y febrero, porque en dichos meses los trabajadores contratados percibían el pago de décimas vacacionales (hoy, vacaciones truncas) en función a los meses laborados en el período lectivo anterior.
El acto resolutivo expedido por la IGED debe ser registrado en el Sistema Informático WORKI 360. Ministerio de Educación 35 No se deben considerar los siguientes actos resolutivos para el reconocimiento de tiempo de servicios: Reconocimiento solo para efectos de pago. Contrato por servicio docente con jornada laboral menor a 12 horas. Servicio docente prestado en instituciones educativas particulares. Servicio docente prestado ad-honorem. Servicio prestado como servidor administrativo. Servicio prestado como alfabetizador, animador o promotor de programas no escolarizados. Contratos docentes con vigencias simultáneas dentro de un año (solo considerar aquel con mayor vigencia de contrato). Contrato docente paralelo a su ejercicio como trabajador nombrado. Cualquier acto resolutivo que no se ciña estrictamente a lo señalado anteriormente carece de validez.
1.4.8 Para el cálculo de la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) a favor de los trabajadores en el marco de la Ley N.° 29944 El artículo 63° de la Ley N:° 29944, Ley de Reforma Magisterial, establece: El trabajador recibe una compensación por tiempo de servicios, la que se otorga al momento de su cese, a razón del catorce por ciento (14%) de su RIM, por año o fracción mayor a seis (6) meses de servicios ofciales, hasta por un máximo de treinta años de servicios. Asimismo, el artículo 136° del Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial, aprobado mediante Decreto Supremo N.° 004-2013-ED, establece: Se otorga de ofcio al cese del trabajador, a razón del 14% de la RIM por año de servicios ofciales. Para el cálculo de la compensación por tiempo de servicios se toma como base la RIM que percibe el trabajador al momento de su cese en función a su jornada laboral, escala magisterial alcanzada y los años de servicios docentes ofciales en la carrera, debidamente acreditados. Es computable para dicho cálculo, el tiempo de servicios reconocidos y prestados por el trabajador en el marco de la Ley N.° 24029,
En caso de reingreso a la Carrera Pública Magisterial se inicia nuevamente el cómputo de los años de servicio para el otorgamiento de este benefcio. El pago de este benefcio se realiza en función de los años completos laborados. De presentarse el caso de una fracción de año (meses), se considera como año completo, si ésta supera los seis (06) meses.” Para efectos del cálculo de la Compensación por Tiempo de Servicios para los trabajadores comprendidos en la Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial, se considera:
Servicios docentes prestados en condición de nombramiento interino que fueron reubicados en el marco de lo que establecía la Ley N.° 24029, Ley del trabajadorado, entre el primer y tercer nivel magisterial. Resoluciones que han reconocido los años de formación profesional a trabajadores que se incorporaron a la Ley N.° 29062, Ley que modifca la Ley del trabajadorado en lo referido a la Carrera Pública Magisterial, que fueron expedidas por las lGED antes del 13 de julio de 2007, fecha de vigencia de la citada Ley. Resoluciones que han reconocido los años de formación profesional a trabajadores comprendidos en la Ley del trabajadorado que fueron expedidas por las lGED antes de la vigencia de la Ley N.° 29944 (26.11.2012), Ley de Reforma Magisterial. No es computable para el cálculo de la Compensación por Tiempo de Servicios, los servicios prestados en los siguientes casos: En condición de trabajador de educación. En condición de servidor administrativo. Resoluciones que reconocen los años de formación profesional a trabajadores que se incorporaron a la Ley de la Carrera Pública Magisterial expedidas por las lGED en fecha posterior a la vigencia de la Ley N.° 29062, Ley que modifca la Ley del trabajadorado en lo referido a la Carrera Pública Magisterial. Resoluciones que reconocen los años de formación profesional a trabajadores comprendidos en la Ley del trabajadorado que fueron expedidas por las lGED, y cuya vigencia de expedición es posterior a la vigencia de la Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
1.4.9 Para el cálculo del tiempo de servicios de los trabajadores nombrados para el reconocimiento de la Asignación por Tiempo de Servicios (ATS) El artículo 59° de la Ley de Reforma Magisterial establece que el trabajador tiene derecho a: Una asignación equivalente a dos (2) RIM de su escala magisterial, al cumplir veinticinco (25) años por tiempo de servicios. Una asignación equivalente a dos (2) RIM de su escala magisterial, al cumplir treinta (30) años por tiempo de servicios.” Asimismo, el literal 134.2 del artículo 134° del Reglamento de dicha Ley señala: El reconocimiento de dicho tiempo de servicios es de ofcio y se formaliza mediante resolución en el mes en que el trabajador cumpla los 25 o 30 años de servicios de acuerdo al Informe Escalafonario”. Para efectos del cálculo del tiempo de servicios para el reconocimiento de dicho benefcio para los trabajadores comprendidos en la Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial, se considera: Servicios prestados en condición de nombrado bajo los regímenes laborales de la Ley N.° 24029, Ley del trabajadorado, Ley N.° 29062, Ley de la Carrera Pública Magisterial y Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial. Servicios prestados por contrato docente en IE pública de Educación Básica, Educación Técnico Productiva y Educación Superior no Universitaria, prestados antes de su nombramiento, siempre y cuando la jornada de trabajo sea igual o mayor a doce (12) horas semanal-mensual, debidamente reconocidas mediante acto resolutivo. Servicios prestados en condición de trabajador de educación nombrado. Servicios prestados en condición de trabajador de educación contratado. Servicios prestados en condición de nombramiento interino en el marco de la Ley del trabajadorado.
2. RESPONSABILIDADES Y SEGUIMIENTO
2.1 El Director de las IGED, a través del Jefe de la Ofcina de Recursos Humanos, o el que haga sus veces, es el responsable de evaluar permanentemente el cumplimiento del presente Manual. Constancia de Afliación y/o desafliación a la AFP m) Constancias de pagos de remuneraciones y descuentos n) Declaración jurada de pertenecer al Sistema Nacional de Pensiones • Sección VII: Premios y estímulos a) Resoluciones de Otorgamiento de Palmas Magisteriales b) Resoluciones de Agradecimiento c) Resoluciones de Felicitación d) Resoluciones de viajes de estudio, becas, y/o pasantías dentro y fuera del país • Sección VIII: Sanciones a) Resoluciones de amonestaciones escritas b) Resoluciones de Suspensión c) Resoluciones de Cese temporal d) Resoluciones de Destitución e) Resoluciones de Condena penal f) Resoluciones de Inhabilitación para ejercer función pública g) Resolución de Nulidad de sanción h) Resolución de Modifcación de sanción i) Resolución de Ratifcación de sanción j) Resolución de Recursos administrativos • Sección IX: Licencias y vacaciones 1. Resoluciones de Licencia con goce de remuneraciones a) Por incapacidad temporal b) Por maternidad, paternidad, adopción c) Por siniestros d) Por fallecimiento del cónyuge, padres, hijos e) Por estudios de posgrado, especialización o perfeccionamiento, capacitación organizada o autorizada por el Minedu o por los Gobiernos Regionales f) Por asumir representación ofcial del Estado peruano g) Por citación expresa, judicial, militar o policial h) Por representación sindical y por desempeño de cargo de consejero regional o regidor municipal 2. Resoluciones de licencias sin goce de remuneraciones a) Por motivos particulares b) Por capacitación no ofcializada c) Por enfermedad grave del padre, cónyuge, conviviente reconocido judicialmente o hijos El artículo 146° del D.S. N.° 004-2013-ED establece: “b) El trabajador que labora en las Áreas de Gestión Institucional, Formación Docente o Innovación e Investigación, goza de treinta (30) días de vacaciones anuales remuneradas”.
• Sección X: Otros a) Resoluciones de Instauración de proceso administrativo disciplinario b) Certifcados de trabajo de otras instituciones públicas y/o privadas c) Resoluciones de integrar comisiones dentro del Sector d) Resolución de separación preventiva o de retiro e) Ficha Escalafonaria
1.2 DEL TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN
1.2.1 Tipos de documentos en el legajo personal
Los documentos que conforman el legajo personal son de dos tipos: permanentes y temporales. Documentos permanentes: Es documentación que no podrá ser devuelta al trabajador o trabajador de educación al término de su relación laboral con la entidad o a su pase a cesante o pensionista: • Documentos contenidos en las secciones I y II del legajo personal • Documentos administrativos generados durante el servicio. Documentos temporales: Son aquellos no considerados en el punto anterior.
1.2.2 Situación y archivo
La situación del legajo personal depende de si el trabajador o trabajador de educación se encuentra como activo o como pasivo. Legajos de personal activo: Son legajos de personal activo aquellos que corresponden a los trabajadores o trabajadores de educación nombrados que se encuentran en ejercicio de su cargo. Legajos de personal pasivo: Son legajos de personal pasivo aquellos que corresponden a los trabajadores o trabajadores de educación nombrados que han dejado de prestar servicios en la IGED, que han pasado como designados a otra entidad, que son ex-trabajadores, cesantes, pensionistas o fallecidos. d) Por desempeño de funciones públicas por elección, cargos públicos rentados, cargos políticos o de confanza 3. Resoluciones de vacaciones7 1.2.3 Sobre el estado de los documentos a incluir en el legajo personal
Los documentos que se presenten para adjuntar en el legajo personal, así como aquellos que ya forman parte del mismo, no deben estar deteriorados, ni tener enmendaduras, manchas, tachaduras, ni borrones que distorsionen su contenido, que generen dudas sobre su autenticidad o que difculten su visión y/o lectura. 1.2.4 Apertura de legajo personal El Área de Escalafón apertura de ofcio el legajo personal (físico) de cada trabajador o trabajador de educación con la Resolución de Nombramiento correspondiente, notifcada por la Ofcina de Trámite Documentario de la IGED, y que da inicio a la relación laboral. Asimismo, apertura el registro digital en el Sistema Informático WORKI 360 de cada trabajador o trabajador de educación nombrado.
El trabajador o trabajador de educación, una vez notifcado de la Resolución de Nombramiento, tiene la obligación de presentar sus documentos personales, académicos y laborales en la IGED donde laborará dentro de los cinco (05) días hábiles. En caso de que la documentación se encuentre incompleta, deteriorada o tenga enmendaduras que difculten su visión y/o lectura, se procederá a observar dichos documentos, otorgándole al trabajador o trabajador de educación un plazo máximo de cinco (05) días hábiles para que proceda a realizar la subsanación.
1.2.5 Foliación Luego de seleccionar, ordenar y, de ser el caso, depurar los documentos presentados por el trabajador o trabajador de educación o generados por la IGED, se procederá inmediatamente a realizar su foliación. Cada sección del legajo personal registra de manera independiente la cantidad de folios que contiene. La foliación de documentos se hace de modo ascendente en la sección que corresponda, de modo que el documento más reciente quede encima de los más antiguos.
En caso de detectarse errores en la foliación, se procederá a su respectiva rectifcación, conforme al procedimiento establecido en el Numeral 6.2 de la Directiva N.° 005-2008-AGN/DNDAAI- “Foliación de documentos archivísticos en los Archivos integrantes del Sistema Nacional de Archivos”. 1.2.6 Presentación de documentos Se deben presentar de manera oportuna los documentos establecidos en el proceso de nombramiento de trabajador o de trabajador de educación, y según las normas posteriores que se emitan. Los documentos que presentan los trabajadores o trabajadores de educación cuando ingresan a laborar, así como aquellos documentos de actualización de datos personales y/o académicos para el legajo personal, deben ser originales, copias legalizadas o copias autenticadas. Los documentos presentados por los trabajadores y trabajadores de educación se insertan considerando las secciones establecidas en la estructura del legajo personal. En caso un documento no esté considerado en ninguna de las secciones, será anexado en la Sección X: Otros. La documentación presentada por el trabajador o trabajador de educación está sujeta al Principio de Presunción de Veracidad establecido en el numeral 1.7 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444 -Ley de Procedimiento Administrativo General8 . Las resoluciones administrativas pueden ser originales, copias autenticadas, copias impresas de la página web institucional o copias simples. 1.2.7 Del uso del legajo personal El legajo personal será utilizado por el Área de Escalafón para confrontar datos, expedir copias de documentos, elaborar informes escalafonarios y resolver asuntos administrativos relacionados con el trabajador o trabajador de educación (nombrado), en actividad, cesante o pensionista. El numeral 1.7 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley N.° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General establece: “Principio de presunción de veracidad.- En la tramitación del procedimiento administrativo, se presume que los documentos y declaraciones formulados por los administrados en la forma prescrita por esta Ley, responden a la verdad de los hechos que ellos afrman. Esta presunción admite prueba en contrario.”
La información registrada en el legajo personal es la única que se considera como sustento válido para el reconocimiento de derechos y benefcios, u otras acciones de personal. Los informes escalafonarios y las reporterías serán proporcionados por el Sistema Informático WORKI 360. Se requiere que la manipulación que recibe el legajo personal se realice con el cuidado necesario para evitar su deterioro, confusión o pérdida; asimismo, se requiere mantener su orden dentro del conjunto de documentos para facilitar su identifcación y ubicación. Está prohibido realizar anotaciones en la documentación de los legajos personales. El legajo personal no debe salir del Área de Escalafón, salvo por disposición expresa del Especialista de Personal, o quien haga sus veces; asimismo, se tiene que mantener absoluta reserva de los documentos que ingresan al Área de Escalafón para ser archivados en el legajo personal de cada trabajador o trabajador de educación. Está terminantemente prohibido el ingreso de personas no autorizadas al Área de Escalafón.
1.2.8 Revisión y actualización de documentos El Área de Escalafón revisará periódicamente los legajos personales a fn de verifcar la existencia de los documentos establecidos para cada sección. Es responsabilidad del Área de Escalafón, o de la que haga sus veces, actualizar la documentación contenida en el legajo personal con las resoluciones que emita el Ministerio de Educación y/o la IGED, según corresponda. La Ofcina de Trámite Documentario de la IGED está obligada a remitir al Área de Escalafón, o a la que haga sus veces, las resoluciones administrativas concernientes al trabajador o trabajador de educación para su registro en el Sistema Informático WORKI 360 e inserción en el legajo personal, bajo responsabilidad. De detectarse resoluciones emitidas por la IGED con errores, estas no se registrarán en el Escalafón; el responsable del Área de Escalafón, o al que haga sus veces, deberá comunicar el hecho al Especialista de Personal para su rectifcación y/o solicitar su nulidad.
En caso se recepcione una resolución administrativa que resuelva una acción de personal que incluya a más de un trabajador y/o trabajador de educación, esta deberá ser reproducida según la cantidad de trabajadores y/o trabajadores de educación que contenga para su inserción correspondiente en los legajos personales de cada uno. Está prohibido reemplazar un documento de un trabajador o trabajador de educación que se haya registrado en el Sistema Informático WORKI 360 sin autorización previa del responsable del Área de Escalafón. Identifcada la documentación faltante en el legajo personal, el Área de Escalafón solicitará su regularización y/o actualización. El responsable del Área de Escalafón informará al Especialista de Personal la relación de trabajadores que no cumplieron con presentar los documentos solicitados, a fn de que se adopten las acciones administrativas disciplinarias correspondientes. 1.2.9 Consulta y atención de solicitudes de acceso a. Del titular del legajo personal El trabajador o el trabajador de educación podrá, previa presentación de su DNI, acceder a su legajo personal físico para revisarlo en el Área de Escalafón, en presencia del personal que está a cargo de la custodia y resguardo de los legajos personales. El retiro o desglosamiento de los documentos del legajo personal prestado al trabajador o trabajador de educación será considerado como falta pasible de sanción en conformidad con las normas administrativas y legales que rigen sobre este punto en particular. b. Préstamo de legajo personal (persona distinta al titular) Los legajos personales son reservados y solo pueden ser solicitados para su consulta y/o revisión por medio de un pedido expreso y formal del Órgano de Control Institucional, de la Procuraduría Pública, del Poder Judicial, de la Dirección de la IGED o del Especialista de Personal. Asimismo, puede ser solicitado por la Contraloría General de la República para sus procesos de auditoria. La evaluación de las solicitudes de acceso al legajo personal se realizarán en función a la motivación que se exprese en el Formato de solicitud de acceso al legajo personal, que presenta las siguientes tres opciones: Ministerio de Educación 29 1. Lectura de legajo personal 2. Préstamo de legajo personal 3. Copias de documentos contenidos en el legajo personal o copia del legajo personal completo La salida de los legajos personales fuera del Área de Escalafón deberá contar con la autorización formal del Especialista de Personal. Su incumplimiento genera responsabilidad de quien autoriza, traslada y recibe el material solicitado. El Área de Escalafón utilizará un registro de control de la salida y retorno de los legajos facilitados en calidad de préstamo. El registro deberá contener código, apellidos y nombres del titular del legajo; apellidos, nombres, cargo, datos del documento del solicitante del legajo y motivo de la solicitud; fecha de salida y retorno del legajo, y la frma del solicitante. 1.2.10 Verifcación de la autenticidad de los documentos del legajo personal El Especialista de Personal y el Área de Escalafón, o quien haga sus veces, realizarán las diligencias necesarias para corroborar la autenticidad de los documentos presentados por el trabajador o trabajador de educación, así como, la validez de la información que contienen en virtud al Principio de privilegio de controles posteriores, establecido en el numeral 1.16 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley Nº 27444 - Ley de Procedimiento Administrativo General9 . Se podrán realizar las siguientes consultas: En el portal web de SERVIR, para verifcar el RNSDD (sanciones) y el Registro de estudios, grados y títulos obtenidos en el extranjero. En el portal web de la SUNEDU, para verifcar el Registro Nacional de Grados y Títulos Académicos obtenidos en el país.
En el portal de la Empresa Profesional que corresponda, para verifcar la autenticidad y vigencia de la colegiatura en aquellos cargos cuyo perfl lo exija. El numeral 1.16 del artículo IV del Título Preliminar de la Ley N.° 27444 Ley de Procedimiento Administrativo General establece: “Principio de privilegio de controles posteriores.- La tramitación de los procedimientos administrativos se sustentará en la aplicación de la fscalización posterior; reservándose la autoridad administrativa, el derecho de comprobar la veracidad de la información presentada, el cumplimiento de la normatividad sustantiva y aplicar las sanciones pertinentes en caso que la información presentada no sea veraz”.
Los documentos cuya autenticidad debe ser verifcada sonǿ Grados de maestría o doctorado, y constancias de egreso Título profesional Grado de bachiller Certifcados de estudios técnicos y superiores Constancias de egreso de institutos y escuelas técnicas Certifcados de experiencia laboral La verifcación de la autenticidad de los documentos señalados anteriormente y la veracidad del contenido de los mismos se efectuará periódicamente y se deberá registrar el hecho en un archivo para su posterior verifcación. De encontrarse documentos falsos o fraudulentos presentados por el trabajador o trabajador de educación, los responsables del proceso de verifcación informarán al Especialista de Personal para que proceda según lo establecido en los procedimientos administrativos disciplinarios, que consideran tal acto como falta grave.
1.2.11 Del personal asignado al registro y custodia de los legajos El personal del Área de Escalafón deberá actuar con sentido ético, discrecionalidad y confdencialidad en el manejo de la información y de la documentación contenida en los legajos personales de los trabajadores y trabajadores de educación. El Área de Escalafón es responsable de la supervisión, actualización, seguridad y custodia de los legajos personales de los trabajadores y de los trabajadores de educación en actividad, cesantes o pensionistas y tiene como responsabilidad realizar las siguientes actividades: Clasifcar y archivar los documentos en las secciones establecidas. Realizar la verifcación de la autenticidad de la documentación contenida en los legajos personales. Realizar el fotocopiado de los documentos del legajo personal, cuando el Especialista de Personal lo requiera. Coordinar el fedateado o autenticación de los documentos del legajo personal en la IGED, cuando corresponda. Elaborar informes escalafonarios, reportes u otros en forma veraz, oportuna y conforme a los documentos contenidos en el legajo personal. Ministerio de Educación 31 La digitalización del legajo personal estará a cargo de un trabajador del Área de Escalafón con experiencia y capacitación especializada en procesos de digitalización u otros afnes, a efectos de garantizar un adecuado respaldo de la información que se digitaliza. El personal del Área de Escalafón deberá contar con trabajadores con experiencia en sistema de archivos y/o debidamente capacitados para tal labor. Para un adecuado funcionamiento del Área de Escalafón o el que haga sus veces, su conformación debe ser la siguiente: Encargado del Área de Escalafón, o el que haga sus veces Técnico en Escalafón Técnico en Computación Técnico en Archivo
1.2.12 Depuración por duplicidad de documentos
El Área de Escalafón es responsable de ordenar los documentos del legajo personal, y, en caso se duplique algún documento, de someterlo al proceso de depuración. Si esto sucediera, se deberá realizar la transferencia documental al Archivo Central de la IGED, o la que haga sus veces. Los documentos contenidos en el legajo personal no podrán ser devueltos al trabajador o trabajador de educación al término del vínculo laboral, ya que constituyen el historial de su trayectoria laboral durante su permanencia en la IGED. Sin embargo, el trabajador o trabajador de educación podrá solicitar por escrito la expedición de fotocopias de los documentos de su legajo. 1.3 DEL REGISTRO INFORMÁTICO Y LA DIGITALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS El personal autorizado del Área de Escalafón registrará en el Sistema Informático WORKI 360 la información de los documentos que forman parte del legajo personal, como medida preventiva de su deterioro o pérdida. La documentación contenida en el legajo personal deberá ser digitalizada para facilitar su archivamiento y protección. Dicho proceso deberá ser coordinado con la Dirección Técnico Normativa de Docentes (DITEN), a fn de establecer los niveles de seguridad necesarios para la digitalización, indexación y archivo correspondiente.
Realizada la foliación, se procederá a digitalizar y registrar el contenido de cada uno de los documentos en el Sistema Informático WORKI 360, para luego proceder a realizar su ingreso físico en el legajo personal. La digitalización de documentos se realizará en formato PDF. La información que se ingrese al Sistema Informático WORKI 360 no podrá ser borrada ni modifcadaȀ si hubiese necesidad de hacer alguna corrección, esta se efectuará con un nuevo ingreso autorizado por el Responsable de Escalafón. En forma periódica y aleatoria, el responsable del Área de Escalafón constatará la información contenida en el Sistema Informático WORKI 360 con la documentación física del legajo personal. 1.4 DE LOS PROCEDIMIENTOS 1.4.1 Registro de la dirección domiciliaria El registro de la dirección domiciliaria debe anotarse teniendo en cuenta la información señalada en la boleta de datos personales proporcionada por el trabajador o trabajador de educación. 1.4.2 Registro de familiares Solo se registrará en el Sistema Informático WORKI 360 la información de familiares directos en vida del trabajador o trabajador de educación (cónyuge, conviviente, padres e hijos). En casos que se produzca el fallecimiento de alguno de ellos, el trabajador o trabajador de educación deberá informarlo a su IGED adjuntando copia de la partida de defunción. 1.4.3 Registro de documentación académica Para el registro de los documentos que acreditan estudios de pregrado, postgrado, especializaciones, capacitaciones, perfeccionamiento, actualizaciones u otras, se debe tomar en cuenta lo siguiente: Se deben ubicar los documentos en la sección del legajo personal correspondiente.
Los certifcados, diplomas, títulos (actualización, especialización, segunda especialidad) que emitan los programas impartidos por el Ministerio de Educación en el marco de convenios o contratos establecidos entre el Ministerio de Educación e instituciones formadoras públicas y/o privadas deben ser ingresados al legajo personal para ser reconocidos en las evaluaciones para contrato, ingreso y ascenso en la Carrera Pública Magisterial, según los tipos de estudios realizados, su duración y créditos establecidos en cada convocatoria y en conformidad con lo dispuesto en la R.M. N.° 175-2013-ED. Las capacitaciones no contempladas anteriormente se registrarán, desde las más recientes hasta las más antiguas, dando preferencia a aquellas que correspondan a los últimos cinco (05) años; sin embargo, de ser posible, se recomienda registrarlas en su totalidad. 1.4.4 Registro de desplazamientos defnitivos a otra IGED En caso el trabajador o trabajador de educación obtenga un desplazamiento defnitivo a otra IGED (reasignación o permuta), la IGED de origen bajo responsabilidad remitirá a la IGED de destino el legajo personal físico original, y realizará la transferencia del archivo digital y la baja correspondiente en el Sistema Informático WORKI 360. La entidad de destino recepcionará el legajo personal físico y realizará el alta respectiva en el Sistema Informático WORKI 360.
1.4.5 Registro de desplazamientos temporales a otra IGED En el caso de los desplazamientos temporales a otras IGED (destaque o encargatura), la entidad de origen registrará la situación de destacado o encargado, según corresponda, en el Sistema Informático WORKI 360. El legajo físico no será transferido. 1.4.6 Registro de designaciones En los casos de la designación de directores y subdirectores de instituciones educativas en otra IGED, al ser la designación por el lapso de 03 (tres) años, la entidad de origen remitirá el legajo personal (físico) original del trabajador a la IGED de destino, procederá con la transferencia del archivo digital y deberá registrar la condición de suspendido en el Sistema Informático WORKI 360. Culminada la designación, la entidad de destino remitirá el legajo personal físico original del trabajador a la IGED de origen, procederá con la transferencia 34 Manual de Escalafón Magisterial del archivo digital y realizará la baja correspondiente en el Sistema Informático WORKI 360. La entidad de origen recibirá el legajo personal y efectuará el alta en el Sistema Informático WORKI 360.
En los casos de designación de trabajadores en los cargos de Director Regional de Educación, Director de Unidad de Gestión Educativa Local, Director o Jefe de Gestión Pedagógica, o Especialista en Educación en otra IGED, el registro en el Sistema Informático WORKI 360 deberá fgurar en condición de suspendido. 1.4.7 De la vigencia de los actos resolutivos que reconocen el tiempo de servicios como docente contratado a favor de los trabajadores comprendidos en la Ley de Reforma Magisterial y su registro en el Sistema Informático WORKI 360
El acto resolutivo de contrato docente por servicios prestados en las IIEE a favor de los trabajadores nombrados se consideran en meses y días, según la vigencia señalada en el contrato. De ser el caso de contar con varios actos resolutivos de contrato docente, el reconocimiento de tiempo de servicios debe ser materializado a través de un solo acto resolutivo. La solicitud del reconocimiento del tiempo de servicios docentes prestados en las lIEE públicas en condición de contratado es realizada por cada trabajador a título personal. Se debe considerar que el cómputo del tiempo de servicios se realiza a partir del inicio de la vigencia del contrato hasta su culminación dentro del ejercicio presupuestal (en meses y días). Para la veracidad del cómputo real del reconocimiento del tiempo de servicios, se deberá solicitar las constancias de pago y/o boletas de pago del período en condición de contratado, las mismas que deberán estar fedateadas o autenticadas por el responsable asignado para tal fn. No corresponde reconocer el tiempo de servicios de los meses de enero y febrero, porque en dichos meses los trabajadores contratados percibían el pago de décimas vacacionales (hoy, vacaciones truncas) en función a los meses laborados en el período lectivo anterior. El acto resolutivo expedido por la IGED debe ser registrado en el Sistema Informático WORKI 360.
No se deben considerar los siguientes actos resolutivos para el reconocimiento de tiempo de servicios: Reconocimiento solo para efectos de pago. Contrato por servicio docente con jornada laboral menor a 12 horas. Servicio docente prestado en instituciones educativas particulares. Servicio docente prestado ad-honorem. Servicio prestado como servidor administrativo. Servicio prestado como alfabetizador, animador o promotor de programas no escolarizados. Contratos docentes con vigencias simultáneas dentro de un año (solo considerar aquel con mayor vigencia de contrato). Contrato docente paralelo a su ejercicio como trabajador nombrado. Cualquier acto resolutivo que no se ciña estrictamente a lo señalado anteriormente carece de validez. 1.4.8 Para el cálculo de la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) a favor de los trabajadores en el marco de la Ley N.° 29944 El artículo 63° de la Ley N:° 29944, Ley de Reforma Magisterial, establece: El trabajador recibe una compensación por tiempo de servicios, la que se otorga al momento de su cese, a razón del catorce por ciento (14%) de su RIM, por año o fracción mayor a seis (6) meses de servicios ofciales, hasta por un máximo de treinta años de servicios. Asimismo, el artículo 136° del Reglamento de la Ley de Reforma Magisterial, aprobado mediante Decreto Supremo N.° 004-2013-ED, establece: Se otorga de ofcio al cese del trabajador, a razón del 14% de la RIM por año de servicios ofciales. Para el cálculo de la compensación por tiempo de servicios se toma como base la RIM que percibe el trabajador al momento de su cese en función a su jornada laboral, escala magisterial alcanzada y los años de servicios docentes ofciales en la carrera, debidamente acreditados. Es computable para dicho cálculo, el tiempo de servicios reconocidos y prestados por el trabajador en el marco de la Ley N.° 24029, Ley del trabajadorado y de la Ley N.° 29062, Ley de la Carrera Pública Magisterial,
El pago de este benefcio se realiza en función de los años completos laborados. De presentarse el caso de una fracción de año (meses), se considera como año completo, si ésta supera los seis (06) meses.” Para efectos del cálculo de la Compensación por Tiempo de Servicios para los trabajadores comprendidos en la Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial, se considera: Servicios docentes prestados en condición de nombramiento interino que fueron reubicados en el marco de lo que establecía la Ley N.° 24029, Ley del trabajadorado, entre el primer y tercer nivel magisterial. Resoluciones que han reconocido los años de formación profesional a trabajadores que se incorporaron a la Ley N.° 29062, Ley que modifca la Ley del trabajadorado en lo referido a la Carrera Pública Magisterial, que fueron expedidas por las lGED antes del 13 de julio de 2007, fecha de vigencia de la citada Ley. Resoluciones que han reconocido los años de formación profesional a trabajadores comprendidos en la Ley del trabajadorado que fueron expedidas por las lGED antes de la vigencia de la Ley N.° 29944 (26.11.2012), Ley de Reforma Magisterial. No es computable para el cálculo de la Compensación por Tiempo de Servicios, los servicios prestados en los siguientes casos: En condición de trabajador de educación. En condición de servidor administrativo. Resoluciones que reconocen los años de formación profesional a trabajadores que se incorporaron a la Ley de la Carrera Pública Magisterial expedidas por las lGED en fecha posterior a la vigencia de la Ley N.° 29062, Ley que modifca la Ley del trabajadorado en lo referido a la Carrera Pública Magisterial. Resoluciones que reconocen los años de formación profesional a trabajadores comprendidos en la Ley del trabajadorado que fueron expedidas por las lGED, y cuya vigencia de expedición es posterior a la vigencia de la Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
1.4.9 Para el cálculo del tiempo de servicios de los trabajadores nombrados para el reconocimiento de la Asignación por Tiempo de Servicios (ATS) El artículo 59° de la Ley de Reforma Magisterial establece que el trabajador tiene derecho a: Una asignación equivalente a dos (2) RIM de su escala magisterial, al cumplir veinticinco (25) años por tiempo de servicios. Una asignación equivalente a dos (2) RIM de su escala magisterial, al cumplir treinta (30) años por tiempo de servicios.” Asimismo, el literal 134.2 del artículo 134° del Reglamento de dicha Ley señala: El reconocimiento de dicho tiempo de servicios es de ofcio y se formaliza mediante resolución en el mes en que el trabajador cumpla los 25 o 30 años de servicios de acuerdo al Informe Escalafonario”. Para efectos del cálculo del tiempo de servicios para el reconocimiento de dicho benefcio para los trabajadores comprendidos en la Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial, se considera: Servicios prestados en condición de nombrado bajo los regímenes laborales de la Ley N.° 24029, Ley del trabajadorado, Ley N.° 29062, Ley de la Carrera Pública Magisterial y Ley N.° 29944, Ley de Reforma Magisterial.
Servicios prestados por contrato docente en IE pública de Educación Básica, Educación Técnico Productiva y Educación Superior no Universitaria, prestados antes de su nombramiento, siempre y cuando la jornada de trabajo sea igual o mayor a doce (12) horas semanal-mensual, debidamente reconocidas mediante acto resolutivo. Servicios prestados en condición de trabajador de educación nombrado. Servicios prestados en condición de trabajador de educación contratado. Servicios prestados en condición de nombramiento interino en el marco de la Ley del trabajadorado. 38 Manual de Escalafón Magisterial 2. RESPONSABILIDADES Y SEGUIMIENTO 2.1 El Director de las IGED, a través del Jefe de la Ofcina de Recursos Humanos, o el que haga sus veces, es el responsable de evaluar permanentemente el cumplimiento del presente Manual.
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